Ifølge National Law Journal (2006), omkring 90% af virksomhedernes dokumenter gemmes i elektronisk form, mens mellem 60 og 70% af virksomhedernes data opholde sig i e-mails eller i vedhæftede filer.
Nylige statslig regulering, de ændringer af den føderale civile retsplejeregler (FRCP), effektiv December 1, 2006, mandatet et helt nyt niveau af virksomhedernes elektronisk lagret information (ESI) behandling og retssager parathed. En ændret Regel 33 (d) hedder det, at virksomheden skal være i stand til "at give den part, der betjener spørgende rimelig mulighed for at undersøge, revision eller kontrollere sådanne bøger og til at lave kopier, kompileringer, abstracts eller oversigter." Regel 34 (b) (i) fastsætter, at "en part, der producerer dokumenter med henblik på inspektion, skal fremlægge dem, som de holdes i den sædvanlige forretningsgang eller tilrettelægger og mærke dem så de svarer til de kategorier i anmodningen".
Den nye forordning effektivt styrker virksomhederne til at udvikle en eDiscovery svar strategi for meget tidligt tidspunkt, at tidlig accept af ny rekord ledelse teknologier og værktøjer et must. Samtidig kan ifølge undersøgelse foretaget af Oce Business Services (2007) kun 10% af virksomhederne er godt forberedte til at stå over for en eDiscovery anmodning. 55% af virksomhederne anser sig selv for ikke at være forberedt nok. En endelig har 35% af de adspurgte ikke engang forstå de ændringer, som FRCP ændringsforslag meget godt.
Dette papir diskuterer måder at gøre din virksomhed informationssystem eDiscovery overensstemmende den mest effektive måde.
Hvorfor eDiscovery overholdelse er vigtigt? De største trusler mod en, der ikke overholder virksomhed kommer fra administrative omkostninger, virksomheden nedetid, og brand skader.
Sagsomkostninger og advokathonorarer i forbindelse med ukorrekt ESI forvaltning skyldes plyndring af beviser, negative inferens, summarisk dom, og sanktioner (se Qualcomm v. Broadcom). I kønsdiskrimination retssag (Zubulake v. UBS Warburg), beordrede retten sagsøgte at fremlægge alle elektroniske beviser for egen regning - en enorm mængde data lagret på optiske diske, aktive servere og backup-bånd. Nogle bånd syntes at være ikke-funktionelle eller pillet - sagsøgte har været udsat monetære afgifter for ikke at bevare de manglende bånd og e-mails. Det er vigtigt at påpege, at selv om de ikke retslige procedurer udviste nogen dokumentation til støtte for sagsøger, sagsøgte har tabt en retssag på grund af forkert opbevaring og håndtering af virksomhedens dokumenter.
Udgifter til selskabets nedetid som følge af on-site eller off-site opdagelse proces er bedst illustreres med følgende real-life eksempel. USA Secret Service udført en ransagningskendelse på SJ Games Inc. kontor computere på udkig efter tegn på data pirateri (SJ Games, Inc. v. United States Secret Service). På grund af store mængder data, besluttede officerer til at fjerne selskab hardware til en dedikeret hjemmeside til en off-site søgning. Hardwaren blev ikke igen indtil fire måneder senere. Selskabet var nødt til at afskedige halvdelen af sine ansatte og var klar til at lukke sine døre. Nogle af de SJ Games udgifter blev genfundet i retten kun tre år senere.
Brand skader og tab i forbindelse med dårlig PR, tab af kunder «tillid fører til tab af kunder, kan lagre styrter osv. montere op efter den brede offentlighed finder ud at ransagningskendelse var udstedt mod en virksomhed. Det er i virksomhedens interesse at afslutte ubehagelige procedurer og rene sit navn så hurtigt som muligt.
Gode data organisation, nem hentning, beskyttelse mod plyndring og temperering er de centrale elementer i eDiscovery beredskab. Jeg vil overveje to mulige situationer: når datalagring infrastruktur er allerede på plads, og når systemet er i planlægningsfasen.
Eksisterende system
Hvis dine data storage infrastruktur er i orden, bør du udvise stor opmærksomhed ved at gøre det eDiscovery overensstemmende uden afbrydelser sine operationer. En overholdelse-orienterede system bør ikke forstyrrer den normale daglige funktioner eksisterende software og hardware infrastruktur.
Det ville være rart at finde midler til at undgå indførelse af ændringer i en stabil og velfungerende logikker af dit system. Sådanne ændringer fører generelt til indførelsen af potentielle udsving i sit arbejde og kan føre til enorme udgifter til test og bug-fixing. Der er en måde at undgå disse gener - give adgang til dine dokumenter gemmes i din system, som om de var filer og mapper på en virtuel disk. Du kan indvende, at in-house udvikling af sådanne virtuelle disk kapaciteter kræver alvorlige investeringer (tusind mandetimer en højt kvalificeret arbejdskraft). Den Callback File System vil løse dette problem for dig.
Callback File System er en software komponent for udviklere mulighed virtuelle real-time repræsentation af alle data som filer og mapper på en almindelig fil system. Filerne kan tilgås via et aktuelt anvendte software uden det er nødvendigt at skrive adaptere, parsere, eller konvertere. Callback File System er baseret på en kerne-mode driver, og derfor kræver gennemførelsen af kun et begrænset antal af callback funktioner, uden behov for lavt niveau filsystem programmering. Brug af Callback File System giver dine bygherren at gennemføre alle nye FRCP bestemmelser på kortest tid. De vigtigste argumenter for brug af Callback File System til at øge eDiscovery hvorvidt en it-infrastruktur er følgende:
1. Præsentation af alle data som filer og mapper forbedrer beredskabet for en eDiscovery begivenhed. God dokument organisation og deres tilgængelighed gør en undersøgelse mulig, og reducerer den tid de retshåndhævende myndigheder er nødvendigt at finde de nødvendige dokumenter, uanset deres format eller placering. Du kan arrangere dine dokumenter ved at simulere virtuelle mapper i måned-dag-år, tematisk eller andre hierarki.
2. For at lette eDiscovery procedure, de data, der omfatter e-mails og instant messages skal gøres let tilgængelige for efterforskere. Funktionalitet Callback File System tillader præsentation af denne ustruktureret indhold som regulære filer, hvilket gør søgning via dem så let som en almindelig Windows søgning. Den distribuerede karakter Callback filer Systems gør det muligt enkelt-run ransagninger af data spredt på flere platforme og lagre.
3. Callback File System giver mulighed for præsentation af data i alle formater opbevares enten lokalt eller eksternt: i databaseposter, på mobile enheder, i Internet opbevaring, spredt over flere data lagre eller andre steder.
4. Brug af Callback File System giver overdragelsen af dataadgang privilegier ordning, som gør det muligt at fastsætte begrænsninger læse og skrive operationer eller for at beskytte data fra manipulation, ved at give læseadgang.
For at opsummere: ved hjælp af Callback File System din udviklere vil være i stand til at tilpasse et eksisterende informationssystem til seneste FRCP krav hurtigt og uden betydelige system nedetid.
System i planing
Selvfølgelig skal alle nyudviklede virksomhed infrastrukturer beskæftiger sig med elektronisk lagret information skal være konstrueret eDiscovery overensstemmende fra begyndelsen. En af de gode måder at dybt integrere FRCP krav til et system er planlagt er th brug af Solid File System (SolFS). Denne software komponent gør det muligt oprettelsen af enorme krypterede distribuerede data lagre med støtte af metadata, tags, timestamping, adgangsregler, stærk kryptering mv Fordelen ved SolFS-baserede lagre kan kort skitseres som følgende:
1. Excellent dokument organisation er helt sikkert en fordel for en SolFS-lagring. Uanset et sted, hvor disse dokumenter er gemt, kan virksomheden være sikker på, at de ikke er tilbøjelige til tab, hærdning / plyndring, utilsigtet eller forsætlig ødelæggelse.
2. Indbygget kryptografisk beskyttelse af SolFS udelukker uautoriseret adgang til data. Den mest effektive moder kryptografiske algoritmer, kan anvendes til ikke blot kryptere / dekryptere data, men også til timestamp og lade integritet kontrol.
3. Self-integritet kontrol er en anden meget nyttig funktion af SolFS-baserede lagre. Selv hvis et medie, hvor opbevaring er placeret bliver fysisk beskadiget, og ulæselig uagtsomt eller beviser fordærv indsats, vil det ikke medføre tab af hele opbevaring. Den beskadigede del kan rekonstrueres fra den tidligere version af lageret. Denne effektivt udelukker situationer, der ligner en, der resulterede i sagsøgtes tab i Zabulake v. UBS Warburg sag.
4. At gøre adgangen til din oplagring som almindelige filer og mapper fra alle programmer, kan du bruge SolFS Driver Edition. Dette gør det muligt udvikles flere overvågningsredskaber se ændringerne til filer i en SolFS opbevaring og eksportere dem i et passende format for eDiscovery undersøgelse.
5. Forudsat en hel integreret opbevaring til efterforskerne for on-site eller off-site søgning er hurtigere og billigere end handel med myriader af forskellige filer, mapper, databaseposter, e-mails, instant messages og spredte andre hele systemet.
eDiscovery overensstemmelse en virksomhed kan forbedres betydeligt ved gennemførelse af effektive dokument lagring, hentning, indeksering og indhold søgestrategier. En effektiv måde til at vedtage et eksisterende system er brug af Callback File System er udviklet af EldoS Corporation. På scenen i system design planlægning, er det naturligt at overveje at bruge Solid File System Driver Oplag af EldoS Corporation som en indfødt datalagring platform.