1. Overvej business krav
Hver virksomhed har brug for at identificere, hvilke typer data der skal opbevares i særlige perioder. I tilfælde af e-mail, for eksempel, kunne disse sondringer omfatte forskellige opbevaringsperioderne for forskellige afdelinger, eller til forskellige projekter, eller for de forskellige ledelsesniveauer. Tilbageholdelse er også et spørgsmål om lagerplads. Organisationer har brug for at sikre, at de enkelte mailbokse kun anvendes til kommunikation og kortsigtet opbevaring, ikke som det primære middel til officiel registrering opbevaring.
2. Anerkende dine juridiske og lovgivningsmæssige forpligtelser
Etablere klare, registreres og forsvares opbevaring politikker, der viser din evne til at opfylde virksomhedens behov samt retlige og reguleringsmæssige forpligtelser for data og email. Disse politikker skal omfatte tidsplaner, som demonstrerer passende opbevaringsperioderne for de forskellige kategorier af oplysninger. Virksomheder, der ikke bevare data længe nok til at opfylde deres juridiske andre regulerende forpligtelser kan blive udsat for alvorlige sanktioner som følge heraf.
3. Kun holde fat i de data, du har brug for
På den anden side, information beholde alt for lang tid skaber en anderledes risiko, at for at blive tvunget til at fremlægge oplysninger, der kunne defensibly er blevet ødelagt. En velplanlagt fastholdelsespolitik, som omhandler både minimum og maksimum retentionstiderne, begrænser de oplysninger, pool til, hvad der er både rettidig og potentielt relevante.
4. Saml personale
For at gøre bedst informerede beslutninger, når de fastsætter dataarkivering politik, skal du samle det personale, der har viden og autoritet af organisationens forretningsmæssige behov både afdelingerne, og som en helhed. Udvikling af et fuldstændigt billede af organisationens data brug og krav giver dig mulighed for at indstille den mest effektive politik, der sikrer, at opbevaringsperioderne afspejler erhvervslivets behov.
5. Indsamle de oplysninger,
Hvis du har en eksisterende politik vedrørende regnskaber og andre oplysninger ledelse eller en politik, der identificerer de data, der arkiveres, så er det rette sted at starte. Alle de data, der vil blive arkiveret nødt til at have en lagringsperiode, der tildeles det, og skal indgå i en tilbageholdelse tidsplan. Hvis du planlægger at begynde arkivering af data øjeblikkeligt, kan den initiale lagringsperiode være "ubestemt", mens de politiske og tidsplan er besluttet.
6. Indstil opbevaringsperioderne
Du skal nu bestemme den faktiske specifikke opbevaringsperioderne, der begynder med regulerende og andre lovligt etableret minimum perioder. Identificer alle kategorier dækket kategorisere data undergivet regler og identificere de krævede minimum opbevaringsperiode for hver kategori. Overvej at bruge samme mindstekrav opbevaringsperiode for alle regulerede oplysninger for sammenhæng, eller om at definere separate opbevaringsperioderne.
7. Tilgængelighed
Oplysningerne skal være tilgængelige, søgbare, og kunne genfindes efter behov. Med InTechnology's Online Data Arkivering service data kan hentes uden tid og bekostning af backup bånd restaurering. System-dækkende arkivering tilladelser klassificering af data, elektronisk søgning og hentning og data deduplication.
8. Brug de rigtige værktøjer
Implementering ubestemt dataarkivering politik, mens permanent lagring skemaer er under udvikling, giver din virksomhed med de umiddelbare evne til at bevare oplysningerne til senere gennemgang og beslutning af din juridiske afdeling. Dette reducerer risikoen for utilsigtet ødelæggelse. Foreløbige data arkivering giver IT mulighed for at forstå teknologien, fine-tune indsættelsen, inden de permanent politik. IT kan begynde at vurdere størrelsen af lagerkapacitet skal opbevare e-mail, som kan være nyttige for planlægning. De data arkiveres i den mellemliggende kan derefter tages op til revision, og bortskaffes som passende.
9. Adresse din virksomheds behov
Ved fastsættelsen af forretningsmæssige behov, bør følgende overvejes:
- Hvor ofte adgang til data forventes at være nødvendig
- Hvorvidt data er enten erstattet af / eller medtaget i senere udgaver
- I hvilket omfang data er fordelt uden for virksomheden
- Potentialet for beslægtede søgsmål eller andre kontradiktorisk handling
- Formålet med data, både i sin skabelse og i sin distribution
- Den påtænkte anvendelse og distribution af data
10. Dokument og rundsende: skabe en skriftlig opbevaring af data politik
Det nyoprettede dataopbevaring perioder skal registreres, både for distribution til brugerne og som en del af den juridiske forsvarsmuligheder rekord. Skemaet er ikke nødvendigt at være omstændeligt men det bør indeholde oplysninger om, de forskellige kategorier og tilhørende opbevaringsperioderne.
For mere information om dataarkivering besøg www.intechnology.co.uk