Laut National Law Journal (2006), etwa 90% der Business-Dokumente werden in elektronischer Form gespeichert werden, während zwischen 60 und 70% der Unternehmensdaten in aufzuhalten E-Mails oder in Attachments.
Aktuelle gesetzliche Vorschriften, die Änderungen der Federal Rules of Civil Procedure (FRCP), effektive 1. Dezember 2006, ein völlig neues Niveau der Corporate elektronisch gespeicherten Informationen (ESI)-Behandlung und Rechtsstreitigkeiten Bereitschaft Mandat. Eine geänderte Regel 33 (d) besagt, dass das Geschäft in der Lage sein sollte ", um die Partei, die den fragenden ausreichend Gelegenheit zu prüfen, Prüfung oder Inspektion solche Aufzeichnungen gewähren und Kopien zu machen, Compilations, Abstracts oder Zusammenfassungen." Regel 34 (b) (i) besagt, dass "eine Partei, die Unterlagen zur Einsichtnahme produziert, teilt sie produzieren, wie sie im gewöhnlichen Geschäftsgang gehalten werden, oder organisieren und beschriften Sie sie mit den Kategorien, die in dem Antrag" entsprechen.
Die neue Verordnung tatsächlich zwingt die Unternehmen zu einer Reaktion eDiscovery Strategie für die sehr frühen Stadium der Entwicklung, Herstellung frühe Akzeptanz neuer Rekord-Management-Technologien und Tools ein Muss. Zur gleichen Zeit, um nach von Océ Business Services (2007) nur 10% der Unternehmen sind gut vorbereitet auf eine Anfrage eDiscovery Gesicht Umfrage. 55% der Unternehmen halten sich nicht genug vorbereitet zu sein. Ein Schließlich habe 35% der Befragten nicht einmal verstehen, die Änderungen durch FRCP Änderungsanträge eingereicht sehr gut.
Dieser Aufsatz behandelt die Möglichkeiten, um Ihren Enterprise Information System eDiscovery konformen der effektivste Weg.
Warum eDiscovery Compliance ist wichtig? Die größten Gefahren für eine nicht-konforme Unternehmen von Prozesskosten, Unternehmen Ausfallzeiten kommen, und die Marke beschädigen.
Kosten der Rechtsverfolgung und Anwaltskosten bei unsachgemäßer ESI-Management ergeben sich aus Beraubung von Beweismitteln, negative Folgerung, summarische Urteil verbunden, und Sanktionen (vgl. v. Qualcomm Broadcom). In der geschlechtsspezifischen Diskriminierung Klage (Zubulake v. UBS Warburg), ordnete das Gericht Beklagten sämtliche elektronische Beweismittel auf eigene Kosten zu produzieren - eine riesige Menge von Daten auf optischen Datenträgern, aktiven Servern gespeichert und Backup-Bändern. Einige Bänder zu sein schien, nicht funktionierende oder manipuliert - die Beklagte war gegenüber monetären Aufwendungen für ihr Versäumnis, die fehlenden Bänder zu erhalten und E-Mails. Es ist wichtig, darauf hinzuweisen, dass während der gerichtlichen Verfahren ergaben keine Belege für den Kläger, den Beklagten verloren den Fall wegen der unsachgemäßen Lagerung und Verwaltung von Firmenunterlagen.
Kosten der Firma Ausfallzeiten aufgrund von Vor-Ort-oder Off-Site-Discovery-Prozess sind am besten mit dem folgenden Beispiel aus der Praxis illustriert. Der United States Secret Service ausgeführt einen Durchsuchungsbefehl bei SJ Games Inc. Büro-Computer sucht nach Beweisen für Daten-Piraterie (SJ Games, Inc. v. United States Secret Service). Aufgrund der riesigen Menge an Daten, entschied Offiziere Unternehmen zu einem dedizierten Hardware-Website für ein Off-Site-Suche zu entfernen. Die Hardware wurde nicht wiederhergestellt Erst vier Monate später. Das Unternehmen musste die Entlassung die Hälfte seiner Mitarbeiter und war bereit, seine Türen zu schließen. Einige der SJ Games Kosten wurden vor Gericht wieder nur drei Jahre später.
Brand Schäden und Verluste mit schlechten PR, Verlust von Vertrauen der Kunden führt zum Verlust von Kunden verbunden sind, stürzt Bestände, etc. mounten können sich nach der breiten Öffentlichkeit findet heraus, dass die Hausdurchsuchung gegen ein Unternehmen ausgestellt wurde. Es liegt im Interesse des Unternehmens zu der unangenehmen Verfahren vollständig und sauber seinen Namen so schnell wie möglich.
Gute Daten-Organisation, des Abrufs Leichtigkeit, Schutz vor Beraubung und Anlassen sind die Schlüsselelemente der eDiscovery vorbereitet zu sein. Ich werde prüfen, zwei mögliche Situationen: wenn die Daten Speicher-Infrastruktur bereits vorhanden ist und wenn das System in der Planungsphase.
Das bestehende System
Wenn Ihre Daten Storage-Infrastruktur arbeitet, sollte man große Sorgfalt in die es eDiscovery konform, ohne Unterbrechungen, die seinen Betrieb zu nehmen. Ein Compliance-orientierten System sollte nicht mit normalen alltäglichen Funktionen der bestehenden Software-und Hardware-Infrastruktur beeinträchtigen.
Es wäre schön, wenn Mittel zur Einführung von Änderungen in eine stabile und funktionierende vermeiden Logiken von Ihrem System zu finden. Solche Veränderungen in der Regel um die Einführung von möglichen Instabilitäten in ihrer Arbeit führen und kann zu enormen Kosten für das Testen und Bug-Fixing führen. Es gibt einen Weg, diese Unannehmlichkeiten zu vermeiden - den Zugang zu Ihren Dokumenten in Ihrem System gespeichert, als ob sie von Dateien und Ordnern auf einer virtuellen Festplatte. Sie mögen einwenden, dass in-house Entwicklung solcher Fähigkeiten virtuelle Festplatte ernsthafte Investitionen (tausend Mannstunden von hoch qualifizierten Arbeitskräften) erfordert. Die Callback File System wird dieses Problem für Sie lösen.
Callback File System ist eine Software-Komponente für Entwickler ermöglicht virtuelle Echtzeit-Darstellung von Daten wie Dateien und Ordner von einem normalen Dateisystem. Die Dateien können durch ein derzeit verwendeten Software ohne Notwendigkeit zugegriffen werden, um Adapter, Parser, oder Konverter zu schreiben. Callback File System basiert auf einem Kernel-Modus-Treiber basiert und daher nur bedingt Umsetzung der begrenzten Zahl von Callback-Funktionen, ohne dass eine niedrige Dateisystem Programmierung. Verwendung von Callback File System ermöglicht Ihrem Entwickler alle neuen FRCP Bestimmungen in kürzester Zeit umzusetzen. Die Hauptargumente für den Einsatz von Callback File System auf eDiscovery Einhaltung einer Computer-Infrastruktur zu erhöhen, sind folgende:
1. Präsentation von Daten wie Dateien und Ordner verbessert die Bereitschaft zur eDiscovery Veranstaltung. Gute Organisation und dokumentieren ihre Verfügbarkeit ist eine Untersuchung möglich ist, und reduziert die Zeit Strafverfolgungsbehörden müssen die notwendigen Dokumente zu finden, unabhängig von deren Format oder Speicherort. Sie können Ihren Dokumenten durch die Simulation virtueller Ordner innerhalb der Monat-Tag-Jahr, thematische oder jede andere Hierarchie.
2. Zur Erleichterung der eDiscovery Verfahren, bestehend aus den Daten von E-Mails und Instant Messages müssen leicht zugänglich gemacht werden Ermittler. Die Funktionalität der Callback File System ermöglicht Darstellung dieser unstrukturierten Inhalten wie normale Dateien, wodurch Suche durch sie so einfach wie ein gewöhnliches Windows suchen. Der dezentrale Charakter der Callback Files Systems ermöglicht Single-run Durchsuchungen von Daten über mehrere Plattformen und Speichermedien verbreiten.
3. Callback File System ermöglicht die Darstellung der Daten in jedem beliebigen Format entweder lokal oder remote: in der Datenbank Datensätze, auf mobilen Endgeräten, im Internet Lagerung, gelagert über mehrere Datenspeicher, oder anderswo.
4. Verwendung von Callback File System ermöglicht Zuordnung der Daten Zugriffsrechte Regelung, die mögliche Einstellung Beschränkung auf Lese-und Schreib-Operationen, oder, um Daten vor Manipulationen zu schützen macht, indem sie read-only Zugriff.
Um zusammenzufassen: mit Hilfe der Callback File System Ihre Entwickler können eine bestehende Informationssystem zur bisherigen FRCP Anforderungen schnell anpassen und ohne nennenswerte Ausfallzeiten des Systems.
System in der Planung
Unnötig zu sagen, alle neu entwickelten Enterprise-Infrastrukturen mit elektronisch gespeicherten Informationen handelt, müssen so konzipiert eDiscovery konforme aus der Anfang sein. Eine der guten Möglichkeiten, um tief zu integrieren FRCP Anforderungen in einem System geplant ist th Verwendung von Solid File System (SolFS). Diese Software-Komponente ermöglicht die Schaffung von riesigen Datenspeichern verschlüsselt verbreitet mit Unterstützung von Metadaten, Tags, Zeitstempel, Regeln für den Zugang, eine starke Verschlüsselung, etc. Der Vorteil SolFS-basierte Speicher lassen sich kurz wie folgt umrissen werden:
1. Hervorragende Organisation Dokument ist sicherlich ein Vorteil einer SolFS-Lagerung. Unabhängig von einem Ort, wo diese Unterlagen gespeichert sind, kann das Unternehmen sicher sein, dass sie nicht anfällig für Verlust, Anlassen / Beraubung, versehentliche oder mutwillige Zerstörung.
2. Built-in kryptographischen Schutz der SolFS schließt unbefugten Datenzugriff. Die effizienteste Moder kryptographischen Algorithmen können nicht nur die Verschlüsselung / Entschlüsselung von Daten verwendet werden, sondern sie auch Zeitstempel und Integritäts-Checks ermöglichen.
3. Self-Integritäts-Checks ist eine weitere sehr nützliche Funktionen SolFS-basierte Speicher. Selbst wenn ein Medium in dem die Lagerung befindet sich physisch beschädigt und nicht lesbar durch Fahrlässigkeit oder Beweismittel Verderb Anstrengung, wird es nicht zum Verlust der gesamten Lagerung führen. Der beschädigte Teil kann von der vorherigen Version der Storage rekonstruiert. Diese effektiv ausschließt Situationen ähnlich jener, die bei Verlust des Beklagten in Zabulake v. UBS Warburg Fall geführt.
4. Um Zugriff auf Ihre Lagerhaltung als reguläre Dateien und Ordner aus einer beliebigen Anwendung, können Sie nutzen SolFS Driver Edition. Es ermöglicht die Entwicklung von Monitoring-Tools beobachtet die Änderungen an Dateien innerhalb eines SolFS Lagerung und exportieren sie in jedem beliebigen Format für eDiscovery Untersuchung.
5. Die Bereitstellung einer ganzen Lagerung fester an die Ermittler für Vor-Ort-oder Off-Site-Suche ist schneller und billiger als der Umgang mit Myriaden von einzelnen Dateien, Ordnern, Datensätze aus einer Datenbank, E-Mails, Instant Messages und anderen verstreut das ganze System.
eDiscovery Compliance eines Unternehmens kann erheblich durch die Umsetzung von effizienten Dokument Speichern, Abrufen, Indizierung verbessert, und der Inhalt Suchstrategien. Der effizienteste Weg, um ein bestehendes System ist anzunehmen Verwendung von Callback File System entwickelt von EldoS Corporation. Auf der Bühne des System-Design Planung, ist es natürlich, Verwendung von Solid File System Driver Edition von EldoS Corporation betrachten als eine native Speicherung Plattform.