1. Betrachten Sie die Geschäftsanforderungen
Jedes Unternehmen benötigt, um festzustellen, welche Arten von Daten für bestimmte Zeiträume aufbewahrt werden müssen. Im Falle von E-Mails, zum Beispiel, könnten diese Unterschiede auch unterschiedliche Aufbewahrungsfristen für verschiedene Abteilungen oder für verschiedene Projekte, oder für verschiedene Ebenen des Managements. Retention ist auch eine Frage des Speicherplatzes. Organisationen müssen sicherstellen, dass nur einzelne Postfächer sind für Kommunikation und kurzfristige Lagerung verwendet werden, nicht als primäres Mittel für die amtliche Aufbewahrungsfristen.
2. Erkennen Sie Ihre gesetzlichen und regulatorischen Verpflichtungen
Klare, aufgezeichnet und vertretbare Aufbewahrungsrichtlinien, dass Ihre Fähigkeit zu treffen geschäftlichen Anforderungen sowie gesetzlichen und regulatorischen Verpflichtungen für Daten und E-Mail zu demonstrieren. Diese Politik muss entsprechende Zeitpläne, Aufbewahrungsfristen für die verschiedenen Kategorien von Informationen nachweisen gehören. Unternehmen, die nicht beibehalten Daten lange genug, um ihren gesetzlichen andere rechtliche Pflichten erfüllen, können schwere Strafen als Folge Gesicht.
3. Nur festhalten Daten, die Sie benötigen, um
Auf der anderen Seite, die Informationen, zu lange schafft eine andere Gefahr, dass der gezwungen, Informationen, die defensibly hätte vernichtet haben zu produzieren. Eine gut geplante Retention Policy, Adressierung sowohl minimale und maximale Retentionszeiten Grenzen der Informations-Pool, was sowohl zeitgerecht und potenziell relevant.
4. Sammeln Sie die Personal-
Um die besten informierte Entscheidungen bei der Festsetzung der Datenarchivierung Politik, sollten Sie das Personal, das Wissen und die Autorität der Organisation Unternehmen haben sammeln muss sowohl auf Abteilungsebene und als Ganzes. Die Entwicklung eines vollständigen Überblick über die Organisation die Verwendung der Daten und Anforderungen ermöglicht es Ihnen, die effizienteste Politik gesetzt, sicherzustellen, dass die Aufbewahrungsfristen des Geschäfts widerspiegeln muss.
5. Sammeln Sie die Informationen
Wenn Sie eine bestehende Politik in Bezug auf Aufzeichnungen und Informations-Management oder eine Politik, die die Daten archiviert werden, dann ist der Ort zu beginnen identifiziert. Alle Daten, die gehen, die archiviert werden muss, ist eine Aufbewahrungsfrist zugewiesen sein und muss in einer Retention Plan aufgenommen werden. Wenn Sie beginnen sofort die Archivierung von Daten, so kann die anfängliche Aufbewahrungsfrist werden "indefinite", während die Politik und Zeitplan beschlossen werden.
6. Legen Sie die Aufbewahrungsfristen
Sie müssen nun die tatsächlichen spezifischen Aufbewahrungsfristen, beginnend mit Regulierungsbehörden und anderen gesetzlich festgelegten Mindestfristen bestimmen. Identifizieren Sie alle Kategorien fallen; kategorisieren die Daten Gegenstand von Regulierungen und Ermittlung der erforderlichen Mindestaufbewahrungsfrist für jede Kategorie. Betrachten wir den gleichen Mindestaufbewahrungsfrist für alle vorgeschriebenen Informationen auf Konsistenz Nutzung oder ob separate Aufbewahrungsfristen zu definieren.
7. Zugänglichkeit
Die Informationen müssen zugänglich sein, durchsucht werden, und bei Bedarf abrufbar sind. Mit InTechnology's Online Data Archiving Service-Daten können ohne Zeit-und Kostenaufwand der Backup-Band Restaurierung abgerufen werden. System-weite Archivierung ermöglicht Klassifizierung von Daten, automatisierte Such-und Retrieval-und Daten-Deduplizierung.
8. Verwenden Sie die richtigen Tools
Bereitstellen einer unbestimmten Datenarchivierung Politik während dauerhafte Speicherung Zeitpläne entwickelt werden, bietet Ihrem Unternehmen die sofortige Möglichkeit, Informationen für eine spätere Überprüfung und Entscheidung durch Ihre Rechtsabteilung erhalten. Dieses verringert die Wahrscheinlichkeit einer versehentlichen Zerstörung. Interim Datenarchivierung gibt es eine Gelegenheit, um die Technologie zu verstehen, die Feinabstimmung des Einsatzes, vor der Festlegung der ständigen Politik. IT kann damit beginnen, die viel Speicherkapazität benötigt, um E-Mails, die nützlich sein können für die Planung behalten zu schätzen. Die Daten in der Zwischenzeit archivierten kann dann überprüft werden, und entsorgt als angemessen.
9. Adresse Ihre geschäftlichen Anforderungen
Bei der Festlegung der fachlichen Anforderungen, die folgende Punkte beachtet werden sollten:
- Wie oft Zugriff auf die Daten erforderlich sein dürfte
- Ob Daten entweder ersetzt durch / oder in späteren Versionen
- In welchem Umfang die Daten außerhalb des Unternehmens verteilt
- Das Potenzial für die im Zusammenhang mit Klagen oder sonstigen Maßnahmen kontradiktorischen
- Der Zweck der Daten, sowohl in ihrer Entstehung und in seiner Verbreitung
- Die vorgesehene Nutzung und Verteilung der Daten
10. Dokument und zu verbreiten: Erstellen einer schriftlichen Vorratsspeicherung von Daten Politik
Die neu gegründete Aufbewahrungsfristen müssen aufgezeichnet werden, sowohl für die Verteilung an Benutzer und als Teil der gesetzlichen Verteidigungsfähigkeit aufzeichnen. Der Zeitplan muss nicht aufwendig, aber es sollte über die Besonderheiten der verschiedenen Kategorien und die damit verbundenen Aufbewahrungsfristen sind.
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