De acuerdo con National Law Journal (2006), alrededor del 90% de los documentos de negocios son almacenados en formato electrónico, mientras que entre el 60 y el 70% de los datos corporativos residen en correos electrónicos o en los archivos adjuntos.
regulaciones gubernamentales recientes, las enmiendas a las Reglas Federales de Procedimiento Civil (FRCP), con efecto 1 de diciembre 2006, el mandato de un nivel completamente nuevo de la información corporativa almacenada electrónicamente (ESI) tratamiento y disposición de los litigios. Una modificación del artículo 33 (d) establece que el negocio debe ser capaces de "darse el lujo de la parte que actúa la oportunidad de interrogatorio razonable para examinar, auditar o inspeccionar los registros y de hacer copias, recopilaciones, resúmenes o sumarios." Artículo 34 (b) (i) establece que "la parte que produce los documentos de los controles deberá producirlas y cuando se mantengan en el curso normal del negocio o lo organizará y etiquetarlos para corresponder con las categorías en la solicitud".
El nuevo reglamento obliga a las empresas con eficacia para desarrollar una estrategia de respuesta eDiscovery en la fase muy temprana, por lo que la pronta aceptación de las nuevas tecnologías de gestión de registros y herramientas que debe. Al mismo tiempo, según estudios realizados por Oce Business Services (2007) sólo el 10% de las empresas están bien preparadas para hacer frente a una solicitud de eDiscovery. 55% de las empresas consideran a no ser lo suficientemente preparado. Y finalmente, el 35% de los encuestados no entendía ni los cambios introducidos por las enmiendas FRCP muy bien.
Este artículo discute las maneras de hacer que su sistema de información de la empresa eDiscovery cumple la manera más eficaz.
¿Por qué es importante el cumplimiento eDiscovery? Las principales amenazas para una empresa no cumple provienen de las costas judiciales, el tiempo de inactividad la empresa, y el daño de la marca.
costas procesales y honorarios legales asociados con el resultado de la gestión inadecuada de ESI expoliación de pruebas, la inferencia adversa, juicio sumario, y las sanciones (véase v. Qualcomm Broadcom). En demanda de la discriminación de género (v. Zubulake UBS Warburg), el tribunal ordenó demandada a aportar todas las pruebas electrónicas por su propia cuenta - una gran cantidad de datos almacenados en los discos ópticos, servidores activos, y las cintas de respaldo. Algunas cintas que parecía ser no funcional o forzado - el acusado se enfrentaba a cargos monetarios por su incapacidad para preservar las cintas perdidas y mensajes de correo electrónico. Es importante señalar que mientras que los procedimientos judiciales no revelaron documentos adjuntos a la demandante, el acusado perdió el caso, debido al almacenamiento inadecuado y gestión de documentos de la empresa.
Costo del tiempo de inactividad debido a la compañía en el sitio o fuera de proceso de descubrimiento se ilustran mejor con el siguiente ejemplo de la vida real. El Servicio Secreto de Estados Unidos a cabo una orden de búsqueda en computadoras de la oficina SJ Games Inc. en busca de evidencia de la piratería de datos (Juegos SJ, Inc. v. United States Secret Service). Debido a la gran cantidad de datos, los oficiales decidieron quitar hardware con la empresa a un sitio dedicado a la búsqueda fuera de sitio. El hardware no se recuperó hasta cuatro meses después. La compañía tenía a la mitad de despido de sus empleados y está dispuesta a cerrar sus puertas. Algunos de los gastos SJ Juegos fueron recuperados en el tribunal sólo tres años más tarde.
Marca el daño y las pérdidas asociadas con mala prensa, la pérdida de confianza de los clientes lleva a la pérdida de clientes, las existencias se sumerge, etc puede montar hasta después de que el público en general se entera de que la orden de allanamiento fue emitida contra una empresa. Es en interés de la compañía para completar los procedimientos desagradables y limpiar su nombre tan pronto como sea posible.
Buena organización de los datos, la facilidad de recuperación, la protección contra la expoliación y temple son los elementos clave de la preparación de eDiscovery. Voy a considerar dos posibles situaciones: cuando la infraestructura de almacenamiento de datos ya está en su lugar y cuando el sistema está en fase de proyecto.
del sistema existente
Si su infraestructura de almacenamiento de datos en el trabajo, usted debe tener mucho cuidado en lo que es compatible con eDiscovery sin interrupciones en sus operaciones. Un sistema orientado hacia el cumplimiento no debe interferir con las funciones normales de todos los días del software y la infraestructura existentes de hardware.
Sería bueno para encontrar los medios para evitar la introducción de cambios en un funcionamiento estable y lógica de su sistema. Estos cambios conducen generalmente a la introducción de situaciones de inestabilidad potencial en su trabajo y puede dar lugar a enormes gastos para la prueba y corrección de errores. Hay una manera de evitar estos inconvenientes - facilitar el acceso a los documentos almacenados en su sistema como si fueran archivos y carpetas en un disco virtual. Usted puede objetar que en la casa de desarrollo de tales capacidades de disco virtual requiere inversiones serias (en miles de horas hombre de mano de obra altamente calificada). La devolución de llamada del sistema de archivos va a resolver este problema para usted.
Callback File System es un componente de software para desarrolladores que permite la representación virtual en tiempo real de todos los datos como archivos y carpetas de un sistema de archivos comunes. Los archivos se pueda acceder a través de un software actualmente en uso sin necesidad de escribir adaptadores, analizadores, o convertidores. Devolución de llamada del sistema de archivos se basa en un controlador de modo de núcleo y, por tanto, exige la aplicación de sólo número limitado de funciones de devolución de llamada, sin necesidad de programación del sistema de bajo nivel de archivo. El uso de devolución de llamada del sistema de archivos permite a los desarrolladores para implementar todas las nuevas disposiciones FRCP en el menor tiempo posible. Los principales argumentos para el uso de devolución de llamada del sistema de archivos para aumentar el cumplimiento eDiscovery de una infraestructura informática son los siguientes:
1. Presentación de los datos como archivos y carpetas mejora la preparación para un evento de eDiscovery. Una buena organización de documentos y su disponibilidad hace posible una investigación, y reduce el tiempo de los funcionarios policiales necesidad de encontrar los documentos necesarios, independientemente de su formato o ubicación. Usted puede ordenar sus documentos mediante la simulación de carpetas virtuales plazo de un mes-día-año, temáticas, o cualquier otra jerarquía.
2. Para facilitar el procedimiento de eDiscovery, los datos que incluye correos electrónicos y mensajes instantáneos deben ser fácilmente accesibles a los investigadores. La funcionalidad de devolución de llamada del sistema de archivos se permite la presentación de estos contenidos no estructurados como archivos normales, con lo que la búsqueda a través de ellos tan fácil como un ordinario de búsqueda de Windows. La naturaleza distribuida de devolución de llamada de sistemas de archivos permite búsquedas de un solo plazo de los datos repartidos en varias plataformas y depósitos.
3. Devolución de llamada del sistema de archivos permite la presentación de datos en cualquier formato almacenado de forma local o remota: en los registros de base de datos, en dispositivos móviles, en el almacenamiento de internet, repartidas en varios almacenes de datos, o en otro lugar.
4. El uso de devolución de llamada del sistema de archivos permite la cesión de dicho régimen de privilegios de acceso a datos, lo que hace posible establecer restricción a las operaciones de lectura y escritura, o, para proteger los datos frente a toda alteración, dando acceso de sólo lectura.
En resumen: con la ayuda de devolución de llamada del sistema de archivos que sus desarrolladores puedan ser capaces de adaptar un sistema de información existente a las recientes exigencias FRCP con rapidez y sin interrupciones significativas del sistema.
Sistema de planificación
Huelga decir que todos los recién creado las infraestructuras empresariales tratamiento de la información almacenada electrónicamente deberán diseñarse eDiscovery cumple desde el principio. Una de las buenas maneras de integrar profundamente FRCP requisitos en un sistema que se está previsto es el uso de Solid º Sistema de archivos (Solís). Este componente de software hace posible creación de grandes almacenes de datos distribuidos cifrados con el apoyo de los metadatos, etiquetas, marcas de tiempo, las reglas de acceso, cifrado fuerte, etc El beneficio de almacenamiento basado en Solís puede ser brevemente como sigue:
1. Una excelente organización de documentos es, sin duda, una prestación de Solís-almacenamiento. Independientemente del lugar donde estos documentos se almacenan, la empresa puede estar seguro de que no son propensos a la pérdida, temple / expolio, destrucción accidental o intencional.
2. Construido en la protección criptográfica de Solís excluye el acceso a datos no autorizados. La modernidad más eficiente los algoritmos de cifrado puede ser utilizado no sólo para cifrar / descifrar datos, sino también de marca de tiempo y permitir el control de integridad.
3. comprobaciones de integridad autónomos es otra funcionalidad muy útil de almacenamiento basado en Solís. Incluso si un medio de comunicación donde se encuentra el almacenamiento se vuelve físicamente dañado e ilegible por negligencia o esfuerzo deterioro prueba, no resultará en la pérdida de todo el conjunto. La parte dañada puede ser reconstruido a partir de la versión anterior del almacenamiento. Esto excluye a situaciones similares a una que resultó en la pérdida de parte demandada en Zabulake v. UBS Warburg caso.
4. Para facilitar el acceso a su almacén, a los archivos regulares y carpetas desde cualquier aplicación, puede usar Edición Solís conductor. Se hace posible el desarrollo de instrumentos de supervisión viendo los cambios realizados en los archivos dentro de un almacenamiento de Solís y exportarlos a cualquier formato conveniente para la investigación eDiscovery.
5. Proporcionar una memoria integral conjunto con los investigadores por in-situ o ex situ de búsqueda es más rápido y más barato que hacer frente a millares de archivos separados, las carpetas, los registros de base de datos, correos electrónicos, mensajes instantáneos y otros dispersos todo el sistema.
cumplimiento eDiscovery de una empresa puede mejorar significativamente mediante la aplicación de almacenamiento de documentos eficientes, recuperación, indexación y estrategias de búsqueda de contenidos. La manera eficaz de adoptar un sistema existente es el uso de devolución de llamada del sistema de archivos desarrollado por EldoS Corporation. En la etapa de planificación el diseño del sistema, es natural considerar el uso de sólidos Edición de archivos del controlador del sistema por EldoS Corporation como una plataforma de almacenamiento de datos de origen.