1. Tenga en cuenta el requisito de negocio
Cada empresa debe identificar qué tipos de datos deben mantenerse durante períodos específicos de tiempo. En el caso del correo electrónico, por ejemplo, estas distinciones pueden incluir diferentes períodos de retención para los diferentes departamentos, o para diferentes proyectos, o para distintos niveles de gestión. La retención es también una cuestión de espacio de almacenamiento. Las organizaciones necesitan asegurarse de que los buzones individuales sólo se utilizan para la comunicación y almacenamiento a corto plazo, no como el principal medio de retención de registros oficiales.
2. Reconocer sus obligaciones legales y reglamentarias
Establecer clara, grabado y defendibles las políticas de retención que demuestren su capacidad para cumplir con las necesidades del negocio así como las obligaciones legales y reglamentarias de los datos y correo electrónico. Estas políticas deben incluir programas que muestran períodos de retención apropiados para las diferentes categorías de información. Las empresas que no conservan los datos de tiempo suficiente para cumplir con sus obligaciones legales de regulación distinto pueden enfrentarse a penas severas como resultado.
3. Sólo retener de los datos que necesita para
Por otra parte, la información retener por mucho tiempo crea un riesgo diferente, el de verse obligado a producir información que podría defendible han sido destruidos. Una política de retención bien planificada, dirigiéndose tanto mínimo y máximo los tiempos de retención, limita el número de información sobre lo que es oportuna y pertinente en potencia.
4. Recoger el personal
Para tomar las mejores decisiones informadas al fijar la política de archivado de datos, debe recoger el personal que tiene conocimiento y autoridad de negocio de la organización necesita de ambos departamentos, y en su conjunto. El desarrollo de una visión completa del uso de datos de la organización y los requisitos le permite establecer la política más eficiente, asegurando que los plazos de retención reflejar el negocio de las necesidades.
5. Recoger la información
Si usted tiene una política existentes en materia de registros y gestión de la información o una política que identifica los datos que se archivan, entonces ese es el lugar para comenzar. Todos los datos que va a ser archivada necesita tener un período de retención se le asignen y deben ser incluidos en un programa de retención. Si tiene previsto comenzar a archivar los datos inmediatamente, el período de retención inicial puede ser "indefinida", mientras que la política y el programa se deciden.
6. Establezca la retención de los períodos
Ahora necesitamos determinar los períodos reales específicos de retención, a partir de reglamentación que establece la ley y otros plazos mínimos. Identificar todas las categorías incluidas, categorizar los datos sujetos a las reglas y determinar el periodo de retención mínimo requerido para cada categoría. Considere la posibilidad de utilizar el mismo período de retención mínimo de toda la información regulada de consistencia o si había que definir períodos separados de retención.
7. Accesibilidad
La información debe ser accesible, de búsqueda, y recuperable cuando sea necesario. Con Online InTechnology de datos de servicios de datos de archivo puede ser recuperada sin el tiempo y los gastos de la restauración de la cinta de copia de seguridad. archivar todo el sistema de permisos de clasificación de datos, búsqueda y recuperación automatizada y deduplicación de datos.
8. Utilice las herramientas adecuadas
Implementación de un archivo de datos por tiempo indefinido, mientras que la política de horarios permanentes de retención se están desarrollando, ofrece a su compañía con la capacidad inmediata para preservar la información para su posterior revisión y la decisión de su departamento legal. Esto reduce la posibilidad de destrucción involuntaria. Los datos provisionales de archivo le da una oportunidad de entender la tecnología, afinar el despliegue, antes de definir la política permanente. Puede comenzar a estimar la cantidad de capacidad de almacenamiento necesaria para retener el correo electrónico, que puede ser útil para la planificación. Los datos archivados durante el ínterin se pueden revisar, y fueron eliminados en su caso.
9. Dirección necesidades de su negocio
Al determinar los requerimientos de negocio, la debe considerar lo siguiente:
- ¿Con qué frecuencia el acceso a los datos es probable que se necesite
- Si los datos sea sustituida por / o incluidos en versiones posteriores
- La medida en que los datos se distribuyen fuera de la empresa
- Las posibilidades de acción relacionados con la acción legal o contradictorio otros
- El propósito de los datos, tanto en su creación y en su distribución
- El uso y distribución de los datos
10. Documentar y circular: crear una política de retención de datos por escrito
Los períodos de retención de datos de nueva creación deben ser registrados, tanto para su distribución a los usuarios y como parte del registro defensibilidad legal. El calendario no tiene por qué ser complicado, pero debe incluir detalles sobre las distintas categorías y asociados plazos de retención.
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