Selon le National Law Journal (2006), environ 90% des documents d'entreprise sont stockées sous forme électronique, tandis qu'entre 60 et 70% des données de l'entreprise résident dans des e-mails ou des pièces jointes.
les réglementations gouvernementales récentes, les modifications apportées aux règles fédérales de procédure civile (FRCP), à compter du Décembre 1, 2006, le mandat d'un niveau complètement nouveau de l'information stockée sur support électronique des entreprises (IAE) de traitement et la préparation aux litiges. Une modification de la règle 33 (d) stipule que l'entreprise doit être en mesure «d'accorder à la partie qui signifie la possibilité de renseignements raisonnables pour examiner, vérifier ou d'inspecter les dossiers et de faire des copies, des compilations, des résumés ou des synthèses." Règle 34 (b) (i) stipule que "la partie qui produit des documents pour l'inspection sont les produire car ils sont conservés dans le cours normal des affaires ou est d'organiser et de les étiqueter pour correspondre avec les catégories de la demande".
Le nouveau règlement forces efficacement les entreprises à développer une stratégie de réponse eDiscovery sur la scène très tôt, ce qui rend l'acceptation rapide des nouvelles technologies de gestion des dossiers et des outils indispensables. Dans le même temps, selon l'enquête par Océ Business Services (2007) seulement 10% des entreprises sont bien préparés pour faire face à une demande d'e-discovery. 55% des entreprises considèrent eux-mêmes de ne pas être suffisamment préparé. Une Enfin, 35% des répondants ne comprenaient même pas les changements apportés par les amendements FRCP très bien.
Cet article examine les façons de rendre votre système d'information de l'entreprise eDiscovery conforme de la manière la plus efficace.
Pourquoi le respect eDiscovery est important? Les principales menaces à une entreprise non conformes proviennent de frais de justice, les temps d'arrêt entreprise, et les dommages de la marque.
Les frais de justice et les frais juridiques associés à la suite de la mauvaise gestion ESI spoliation des éléments de preuve, des conclusions défavorables, un jugement sommaire, et les sanctions (voir Qualcomm c. Broadcom). En poursuite discrimination entre les sexes (c. Zubulake UBS Warburg), le tribunal a ordonné défenderesse de produire tous les éléments de preuve électroniques à ses propres frais - une énorme quantité de données stockées sur disques optiques, serveurs actifs, et des bandes de sauvegarde. Certaines bandes semblait être non fonctionnelles ou trafiqués - le défendeur a été face à des accusations monétaire pour son incapacité à préserver les bandes manquantes et e-mails. Il est important de souligner que si les procédures judiciaires n'ont pas révélé toutes les pièces justificatives du demandeur, le défendeur a perdu le procès en raison de l'entreposage inadéquat et la gestion des documents de l'entreprise.
Coût du temps d'arrêt dû à la société sur le site ou hors site processus de découverte sont le mieux illustré par l'exemple suivant de la vie réelle. Le United States Secret Service a exécuté un mandat de perquisition dans les ordinateurs de bureau Jeux SJ Inc recherche de preuves de piratage des données (Jeux SJ, Inc v. United States Secret Service). En raison de grande quantité de données, les agents ont décidé de supprimer du matériel société à un site dédié pour une recherche hors site. Le matériel n'a pas été retrouvé jusqu'à ce que quatre mois plus tard. La compagnie avait à la moitié de licenciement de ses employés et était prête à fermer ses portes. Certaines des dépenses Jeux SJ ont été récupérés dans la cour que trois ans plus tard.
Marque dommages et les pertes associées aux mauvaises relations publiques, la perte de confiance des clients conduisant à la perte de clients, les stocks plonge, etc peuvent monter après le grand public découvre que le mandat de perquisition a été émis à l'encontre d'une entreprise. Il est dans l'intérêt de l'entreprise d'achever les procédures désagréables et nettoyer son nom dès que possible.
Une bonne organisation des données, la facilité d'extraction, la protection contre la spoliation et la trempe sont les éléments clés de la préparation eDiscovery. Je vais examiner deux situations possibles: lorsque l'infrastructure de stockage de données est déjà en place et lorsque le système est au stade de la planification.
Le système actuel
Si votre infrastructure de stockage de données fonctionne correctement, vous devez prendre le plus grand soin en le rendant conforme eDiscovery sans interruption de ses opérations. Un système axée sur la conformité ne devrait pas interférer avec les fonctions normales de tous les jours du logiciel existant et l'infrastructure matérielle.
Ce serait bien de trouver des moyens pour éviter l'introduction de changements dans un stabile et le fonctionnement des logiques de votre système. Ces changements conduisent généralement à l'introduction des instabilités potentielles dans son travail et peut conduire à d'énormes dépenses pour les essais et bogue de fixation. Il ya une façon d'éviter ces inconvénients - à donner accès à vos documents stockés dans votre système comme s'il s'agissait de fichiers et dossiers sur un disque virtuel. Vous pouvez vous opposer que le développement en interne de ces capacités disque virtuel nécessite de sérieux investissements (en milliers d'heures de travail d'une main-d'œuvre hautement qualifiée). Le rappel du système de fichiers permettra de résoudre ce problème pour vous.
Rappel du système de fichiers est un composant logiciel pour les développeurs permettant la représentation virtuelle en temps réel de toutes les données que les fichiers et dossiers d'un système de fichier ordinaire. Les fichiers peuvent être accessibles par un logiciel actuellement utilisé sans nécessité d'écrire des adaptateurs, des analyseurs, ou des convertisseurs. Rappel du système de fichiers est basé sur un pilote en mode noyau et, par conséquent, nécessite la mise en œuvre de seulement nombre limité de fonctions de rappel, sans nécessité d'une programmation au niveau du système de fichiers faible. L'utilisation de rappel du système de fichiers permet à vos développeurs de mettre en œuvre toutes les dispositions nouvelles FRCP dans les plus brefs laps de temps. Les principaux arguments pour l'utilisation du système de fichiers de rappel pour accroître la conformité eDiscovery d'une infrastructure informatique sont les suivantes:
1. Présentation des données sous forme de fichiers et dossiers améliore la préparation d'un événement eDiscovery. Une bonne organisation des documents et leur disponibilité rend possible une enquête, et réduit le temps que les agents répressifs nécessité de trouver des documents nécessaires, indépendamment de leur format ou l'emplacement. Vous pouvez organiser vos documents en simulant des dossiers virtuels dans le mois-jour-année, thématiques, ou de toute autre hiérarchie.
2. Afin de faciliter la procédure de discovery, les données comportant des e-mails et messages instantanés doivent être facilement accessibles aux chercheurs. La fonctionnalité de rappel du système de fichiers permet la présentation de ce contenu non structuré sous forme de fichiers réguliers, ce qui rend la recherche à travers eux aussi facile que d'une recherche ordinaire Windows. La nature distribuée des systèmes de rappel des fichiers rend possible des recherches simples terme de données réparties sur plusieurs plates-formes et entrepôts.
3. Rappel du système de fichiers permet la présentation des données dans n'importe quel format stockés localement ou à distance: dans les dossiers de base de données, sur des appareils mobiles, de stockage sur Internet, répartis sur plusieurs entrepôts de données, ou ailleurs.
4. L'utilisation de rappel du système de fichiers permet l'affectation du régime des privilèges d'accès des données, ce qui rend possible la mise restriction à lire et à écrire les opérations, ou, pour protéger les données contre toute manipulation, en donnant accès en lecture seule.
Pour résumer: avec l'aide de rappel du système de fichiers de votre développeurs seront en mesure d'adapter un système d'information existant aux récentes exigences FRCP rapidement et sans interruption du système importantes.
Système de rabotage
Inutile de dire que tous les nouveaux entreprise infrastructures relatives à l'information stockée sur support électronique doit être conçu eDiscovery conforme dès le début. Une des bonnes façons d'intégrer profondément FRCP exigences dans un système en cours de planification est l'utilisation de Solid e File System (SolFS). Ce composant logiciel rend la création possible d'immenses entrepôts de données cryptées distribués avec le soutien de métadonnées, les tags, l'horodatage, les règles d'accès, cryptage, etc L'avantage de stockage SolFS base peuvent être brièvement décrites comme suit:
1. organisation excellent document est certainement un avantage d'un SolFS de stockage. Indépendamment du lieu où ces documents sont stockés, l'entreprise peut être sûr qu'ils ne sont pas sujettes à la perte, la trempe / spoliation, la destruction accidentelle ou intentionnelle.
2. Built-in protection cryptographique des SolFS exclut tout accès non autorisé des données. La modernité la plus efficace des algorithmes cryptographiques peuvent être utilisées non seulement pour crypter / décrypter des données, mais aussi à leur horodatage et permettre des vérifications d'intégrité.
3. auto-contrôles d'intégrité est une autre fonctionnalité très utile de stockage à base de SolFS. Même si un média où le stockage est situé devient physiquement endommagé et illisible par négligence ou de l'effort altération des preuves, il ne provoquera pas la perte du stockage entier. La partie endommagée peut être reconstruite à partir de la version précédente de l'entreposage. Cela exclut de manière efficace des situations semblables à celle qui a entraîné la perte du défendeur dans Zabulake c. UBS Warburg cas.
4. Pour rendre l'accès à votre espace de stockage que les fichiers et dossiers réguliers de n'importe quelle application, vous pouvez utiliser Edition Driver SolFS. Il rend possible le développement d'outils de suivi de regarder les modifications apportées aux fichiers dans un stockage SolFS et de les exporter dans un format pratique pour l'enquête eDiscovery.
5. Fournir un ensemble de stockage partie intégrante de la enquêteurs pour le site ou hors site de recherche est plus rapide et moins cher que de traiter avec des myriades de fichiers distincts, dossiers, documents de base de données, e-mails, messages instantanés et d'autres dispersés tout le système.
eDiscovery respect d'une entreprise peut être considérablement améliorée grâce à la mise en œuvre de stockage efficace des documents, l'extraction, l'indexation et les stratégies de recherche de contenu. Le moyen efficace d'adopter un système existant est l'utilisation de rappel du système de fichiers développé par EldoS Corporation. Sur la scène de la planification de la conception du système, il est naturel d'envisager l'utilisation de Solid Fichier Edition pilote du système par EldoS Corporation en tant que plate-forme de stockage de données d'origine.