1. Considèrent que l'exigence d'affaires
Chaque entreprise doit identifier les types de données doivent être conservées pendant des périodes spécifiques. Dans le cas du courrier électronique, par exemple, ces distinctions peuvent inclure des périodes de conservation différentes pour les différents services, ou pour des projets différents, ou pour différents niveaux de gestion. La rétention est aussi une question d'espace de stockage. Les organisations doivent veiller à ce que les boîtes aux lettres individuelles sont utilisées uniquement pour la communication et le stockage à court terme, non pas comme le principal moyen de conservation des documents officiels.
2. Reconnaître vos obligations légales et réglementaires
Établir des politiques claires et de rétention enregistrées et défendable que la preuve de votre capacité à répondre aux besoins d'affaires ainsi que les obligations légales et réglementaires pour les données et e-mail. Ces politiques doivent inclure des horaires qui montrent des périodes de conservation appropriées pour les différentes catégories d'informations. Les entreprises qui ne conserve pas de données suffisamment longtemps pour répondre à leurs autres obligations réglementaires, juridiques peuvent être confrontés à de lourdes peines à la suite.
3. Seuls de garder les données que vous devez
D'autre part, l'information retenue trop longtemps crée un risque différent, que d'être contraint de produire des renseignements qui pourraient défendable ont été détruits. Une politique de conservation bien planifié, répondant à la fois minimale et maximale des temps de rétention, les limites de la banque d'informations à ce qui est à la fois opportune et potentiellement pertinents.
4. Recueillir le personnel
Pour tirer le meilleur des décisions éclairées lors de l'établissement de la politique d'archivage de données, vous devez rassembler le personnel qui ont des connaissances et l'autorité des affaires de l'organisation a besoin des deux ministères, et dans son ensemble. Développer une image complète de l'utilisation des données de l'organisation et les exigences vous permet de définir la politique la plus efficace, faire en sorte que les durées de conservation refléter les besoins en communications.
5. Collecter les informations
Si vous avez une politique en vigueur concernant les dossiers et la gestion de l'information ou une politique qui identifie les données archivées, alors c'est l'endroit pour commencer. Toutes les données qui va être archivé doit avoir une durée de conservation qui lui sont confiées et doivent être inclus dans un calendrier de conservation. Si vous envisagez de commencer immédiatement l'archivage des données, la période de rétention initiale peut être «indéfinie», tandis que la politique et le calendrier sont fixés.
6. Réglez le maintien des périodes
Vous devez maintenant déterminer les périodes effectives de conservation spécifiques, à commencer par la réglementation et à d'autres périodes minimales établies par la loi. Identifier toutes les catégories couvertes; classer les données soumises à des réglementations et d'identifier la période de rétention minimale requise pour chaque catégorie. Envisagez d'utiliser le même délai de conservation minimale pour toutes les informations réglementées de cohérence ou si pour définir les périodes de rétention distincts.
7. Accessibilité
L'information doit être accessible, consultable et récupérable en cas de besoin. Avec InTechnology de données en ligne de données du service d'archivage peut être trouvé sans le temps et les frais de restauration de sauvegarde sur bande. système d'archivage permet de classer l'ensemble des données, de recherche automatique et la récupération et la déduplication des données.
8. Utiliser les bons outils
Déploiement d'une politique d'archivage de données illimitée tout calendrier de conservation permanentes sont en cours de développement, offre à votre entreprise la capacité immédiate de préserver l'information pour examen ultérieur et décision de votre service juridique. Ceci réduit le risque de destruction accidentelle. Les données provisoires d'archivage lui donne l'occasion de comprendre la technologie, d'affiner la mise en place, avant de définir la politique permanente. Il peut commencer à estimer la quantité de capacité de stockage requise pour conserver e-mail, qui peuvent être utiles pour la planification. Les données archivées pendant l'intérim peut alors être examiné, et éliminés comme il convient.
9. Adresse besoins de votre entreprise
Lors de la détermination des exigences opérationnelles, les éléments suivants doivent être considérés:
- Combien de fois l'accès aux données est susceptible d'être nécessaire
- Si les données sont soit remplacée par / ou inclus dans les versions ultérieures
- La mesure dans laquelle les données sont distribués en dehors de l'entreprise
- La possibilité d'une action en justice ou toute autre action liée contradictoire
- Le but des données, tant dans sa création et dans sa distribution
- L'utilisation prévue et la distribution des données
10. Documenter et diffuser: créer une politique de rétention des données écrites
Les périodes de conservation des données nouvellement créées doivent être enregistrées, tant pour la distribution aux utilisateurs et dans le cadre du dossier solidité juridique. Le calendrier n'a pas besoin d'être complexe, mais il devrait inclure des détails sur les différentes catégories et associés des périodes de conservation.
Pour plus d'informations sur les données de visite Archivage www.intechnology.co.uk