Secondo il National Law Journal (2006), circa il 90% dei documenti aziendali sono conservati in forma elettronica, mentre tra il 60 e il 70% dei dati aziendali risiedono nelle e-mail o allegati.
I recenti regolamenti governativi, le modifiche al regolamento federale di procedura civile (FRCP), con effetto 1 dicembre 2006, il mandato di un livello completamente nuovo di corporate informazioni memorizzate elettronicamente (ESI), il trattamento e la disponibilità contenzioso. Un modificato l'articolo 33 (d) stabilisce che l'azienda dovrebbe essere in grado "di offrire al partito serve l'opportunità colloquio ragionevole per esaminare, audit o controllare tali registrazioni e di fare copie, compilazioni, estratti o sintesi." Articolo 34 (b) (i) stabilisce che "la parte che produce i documenti per il controllo, li presenteranno in cui sono conservati nel normale corso di attività o organizza e li etichetta per corrispondere con le categorie nella richiesta".
Il nuovo regolamento forze efficacemente le imprese a sviluppare una strategia di eDiscovery risposta sulla fase molto precoce, rendendo rapida accettazione delle nuove tecnologie e strumenti di gestione dei record un must. Allo stesso tempo, secondo l'indagine da Océ Business Services (2007) solo il 10% delle imprese sono ben preparati ad affrontare una richiesta di eDiscovery. Il 55% delle aziende ritiene stessi non essere preparato abbastanza. Una, infine, il 35% degli intervistati non ha nemmeno capito le modifiche apportate dagli emendamenti FRCP molto bene.
Questo articolo discute i modi per rendere le tue informazioni aziendali eDiscovery sistema compatibile il modo più efficace.
Perché il rispetto eDiscovery è importante? Le principali minacce ad imprese non conformi vengono da spese di contenzioso, i tempi di inattività società, e danni marchio.
spese processuali e giuridici connessi con la gestione del risultato improprio da ESI spoliazione delle prove, inferenza negativi, il giudizio sommario, e le sanzioni (cfr. v. Qualcomm Broadcom). A causa discriminazione di genere (v. Zubulake UBS Warburg), ha condannato la convenuta di produrre tutte le prove elettroniche a proprie spese - una grande quantità di dati memorizzati su dischi ottici, server attivo, e nastri di backup. Alcuni nastri sembrava essere non funzionali o manomesso - l'imputato è stato accusato monetaria per aver omesso di conservare i nastri mancante ed e-mail. E 'importante sottolineare che, mentre le procedure giudiziarie non hanno rivelato documenti a sostegno della ricorrente, la convenuta ha perso la causa per la conservazione impropria e la gestione dei documenti aziendali.
Costo di inattività a causa di società on-site o off-site processo di rilevamento sono meglio illustrate con il seguente esempio di vita reale. La United States Secret Service eseguito un mandato di perquisizione a SJ Games Inc. computer dell'ufficio in cerca di prove di pirateria dati (SJ Games, Inc. v. United States Secret Service). A causa della enorme mole di dati, i funzionari hanno deciso di rimuovere l'hardware aziendale ad un sito dedicato per una ricerca off-site. L'hardware non è stato recuperato solo quattro mesi dopo. La società aveva a metà licenziamento dei suoi dipendenti ed era pronto a chiudere i battenti. Alcune delle spese Giochi SJ sono stati recuperati in tribunale solo tre anni più tardi.
Brand danni e le perdite associate a cattivo PR, perdita di fiducia dei clienti 'con conseguente perdita di clienti, le scorte si tuffa, ecc può montare dopo il grande pubblico scopre che il mandato di perquisizione è stato emesso nei confronti di un impresa. È nell'interesse della società di completare le procedure spiacevoli e pulito il suo nome nel più breve tempo possibile.
Buona organizzazione dei dati, la facilità di reperimento, la protezione dalle spoliazioni e rinvenimento sono gli elementi chiave di preparazione eDiscovery. Prenderò in considerazione due situazioni possibili: quando l'infrastruttura di storage dei dati è già in atto e quando il sistema è in fase di progettazione.
Il regime in vigore
Se la vostra infrastruttura di archiviazione dei dati sia al lavoro, si dovrebbe prendere cura nel rendere eDiscovery conforme, senza interruzioni le sue operazioni. Un sistema orientato al rispetto non dovrebbe interferire con le normali funzioni quotidiane del software e le infrastrutture esistenti hardware.
Sarebbe bello trovare il modo per evitare l'introduzione di cambiamenti in una stabile e funzionante logiche del sistema. Tali modifiche comportano generalmente introduzione di potenziale instabilità nel suo lavoro e può dar luogo a costi enormi per il test e bug-fixing. C'è un modo per evitare questi inconvenienti - consentire l'accesso ai documenti memorizzati all'interno del vostro sistema come se fossero file e cartelle su un disco virtuale. Si potrebbe obiettare che in-house sviluppo di tali capacità del disco virtuale richiede seri investimenti (migliaia di ore / uomo di un lavoro altamente qualificato). La richiamata File System risolverà questo problema per voi.
Callback File System è un componente software per sviluppatori che consente la rappresentazione virtuale in tempo reale di tutti i dati come file e cartelle di un sistema di file ordinario. I file possono essere raggiunti attraverso un software attualmente in uso, senza necessità di scrivere le schede, parser, o convertitori. Callback File System è basato su un driver in modalità kernel e, quindi, richiede l'attuazione di un solo numero limitato di funzioni di callback, senza necessità di programmazione a basso livello del file system. L'uso di Callback File System consente lo sviluppatore ad attuare tutte le nuove disposizioni FRCP nel più breve lasso di tempo. Gli argomenti principali per l'utilizzo di Callback File System di migliorare il rispetto eDiscovery di una infrastruttura di computer sono i seguenti:
1. Presentazione dei dati come file e cartelle migliora la preparazione per un evento eDiscovery. La buona organizzazione del documento e la loro disponibilità rendono possibile un accertamento, e riduce il tempo di ufficiali di polizia bisogno di trovare i documenti necessari, indipendentemente dal formato o dalla posizione. È possibile organizzare i documenti tramite la simulazione di cartelle virtuali entro mese-giorno-anno, tematiche, o di qualsiasi altra gerarchia.
2. Per facilitare la procedura di eDiscovery, i dati che comprende e-mail e messaggi istantanei devono essere rese facilmente accessibili ai ricercatori. Funzionalità di Callback File System consente la presentazione di tali contenuti non strutturati come file normali, rendendo di ricerca attraverso di loro facile come una ricerca normale di Windows. La natura distribuita di Callback File Systems rende possibile eseguire ricerche singolo di dati sparsi in varie piattaforme e di stoccaggio.
3. Callback File System consente la presentazione dei dati in qualsiasi formato, memorizzati localmente o in remoto: in record di database, sui dispositivi mobili, in deposito Internet, si sviluppa su diversi impianti di stoccaggio dei dati, o altrove.
4. L'uso di Callback File System consente di assegnazione dei dati di accesso regime di privilegi, che rende possibile impostare restrizioni di lettura e scrittura, o, per proteggere i dati da manomissione, permettendo l'accesso in sola lettura.
Per riassumere: con l'aiuto di Callback File System gli sviluppatori saranno in grado di adattare un sistema di informazioni esistenti ai recenti requisiti FRCP rapidamente e senza tempi di inattività del sistema significativo.
Sistema in planata
Inutile dire che tutte le imprese di recente sviluppo delle infrastrutture sul trattamento delle informazioni memorizzate elettronicamente devono essere progettati eDiscovery compatibile fin dall'inizio. Uno dei modi bene di integrare profondamente FRCP requisiti in un sistema in programma è l'uso esimo Solid File System (SolFS). Questo componente software rende possibile creazione di enormi depositi distribuiti i dati crittografati con il supporto di metadati, tag, timestamping, regole di accesso, crittografia forte, ecc Il vantaggio di depositi SolFS-based può essere brevemente riassunto come segue:
1. Ottima l'organizzazione del documento è certamente un vantaggio di una-storage SolFS. Indipendentemente dal luogo in cui sono memorizzati questi documenti, l'impresa può essere sicuro che non sono inclini a perdita, rinvenimento / spoliazioni, intenzionale o involontaria distruzione.
2. Built-in protezione crittografica dei SolFS esclude l'accesso non autorizzato dei dati. La modernità più efficienti algoritmi di crittografia possono essere utilizzati non solo per cifrare / decifrare i dati, ma anche per loro timestamp e consentire i controlli di integrità.
3. controlli di auto-integrità è un'altra funzionalità estremamente utile di stoccaggio SolFS-based. Anche se una media in cui si trova l'ammasso diventa fisicamente danneggiato e illeggibile per negligenza o deterioramento dello sforzo di prove, non comporterà la perdita del magazzinaggio. La parte danneggiata può essere ricostruito dalla versione precedente del deposito. Ciò esclude in modo efficace situazioni simili a quella che provoca una perdita convenuto in caso Zabulake contro UBS Warburg.
4. Per rendere l'accesso al tuo spazio di archiviazione come normali file e cartelle da qualsiasi applicazione, è possibile utilizzare Driver Edition SolFS. Rende possibile sviluppo di strumenti di monitoraggio a guardare le modifiche apportate ai file all'interno di un deposito SolFS e di esportarli in qualsiasi formato comodo per le indagini eDiscovery.
5. Fornire un deposito solidale agli investigatori di on-site o off-site di ricerca è più veloce e più conveniente che fare con miriadi di file separati, cartelle, record di database, e-mail, messaggi istantanei e altre sparse tutto il sistema.
conformità eDiscovery di un'impresa può essere significativamente migliorata mediante l'attuazione del documento di archiviazione efficiente, il recupero, l'indicizzazione e strategie di ricerca di contenuti. Il modo efficace per adottare un sistema esistente è l'uso di Callback File System sviluppato da EldoS Corporation. In fase di pianificazione del sistema di progettazione, è naturale considerare l'utilizzo di driver Solid Edition File System Corporation EldoS come piattaforma nativa archiviazione dei dati.