1. Si consideri il requisito aziendale
Ogni business ha bisogno di identificare quali tipi di dati devono essere conservati per periodi di tempo specifico. Nel caso delle e-mail, per esempio, queste distinzioni possono prevedere periodi di conservazione differenti per i diversi servizi, o per progetti diversi, o per diversi livelli di gestione. Conservazione è anche una questione di spazio di archiviazione. Le organizzazioni devono garantire che le singole cassette postali vengono utilizzati solo per la comunicazione e la conservazione a breve termine, non come il mezzo principale per la conservazione di atto pubblico.
2. Riconoscere i vostri obblighi legali e regolamentari
Stabilire chiare, regole di conservazione registrati e difendibile che manifestino la vostra capacità di soddisfare le esigenze aziendali così come gli obblighi giuridici e regolamentari per i dati ed email. Queste politiche devono includere programmi che mostrano periodi di conservazione adeguate per le varie categorie di informazioni. Le imprese che non conservano i dati abbastanza a lungo per soddisfare i loro altri obblighi giuridici di regolamentazione possono affrontare sanzioni severe come risultato.
3. Solo tenere in mano i dati necessari per
D'altra parte, conservando le informazioni per troppo tempo crea un rischio diverso, quello di essere costretti a produrre le informazioni che potrebbero defensibly sono state distrutte. Una politica di conservazione ben pianificata, dirette sia minima e massima dei tempi di ritenzione, i limiti ventaglio di informazioni di quanto sia attuale e potenzialmente rilevanti.
4. Raccogliere il personale
Per prendere le migliori decisioni informate quando impostare la politica di archiviazione dei dati, è necessario raccogliere il personale che ha la conoscenza e l'autorità del business dell'organizzazione ha bisogno sia di reparto, e nel suo insieme. Lo sviluppo di un quadro completo delle utilizzare i dati dell'organizzazione e le esigenze permette di impostare la politica più efficiente, garantendo che i periodi di conservazione riflettono l'attività 'bisogno.
5. Raccogliere le informazioni
Se si dispone di un criterio esistente per quanto riguarda i record e la gestione delle informazioni o una politica che identifica i dati che vengono archiviati, allora questo è il punto di partenza. Tutti i dati che sta per essere archiviato deve avere un periodo di conservazione ad essa assegnati e devono essere inclusi in un programma di conservazione. Se si prevede di iniziare immediatamente l'archiviazione dei dati, il periodo di detenzione iniziale può essere "a tempo indeterminato", mentre la politica e il calendario sono deciso.
6. Impostare il periodo di conservazione
È ora necessario determinare i periodi effettivi di conservazione specifiche, a cominciare da regolamentazione e altre legalmente costituito termini minimi. Identificare tutte le categorie interessate; categorizzare i dati soggetti a regolamenti e identificare il periodo di detenzione minimo richiesto per ciascuna categoria. Si consideri di utilizzare lo stesso periodo di detenzione minimo per tutte le informazioni regolamentate per coerenza, o se per definire i periodi di conservazione separata.
7. Accessibilità
Le informazioni devono essere accessibili, ricercabili e recuperabili, se necessario. Con InTechnology's Online servizio di archiviazione dei dati I dati possono essere recuperate senza tempo e spese di restauro nastro di backup. l'archiviazione a livello di sistema permette la classificazione dei dati, ricerca automatica e il recupero, e deduplicazione dei dati.
8. Utilizzare gli strumenti giusti
Distribuzione di una politica di archiviazione dei dati a tempo indeterminato, mentre i programmi di conservazione permanente sono in corso di elaborazione, prevede la vostra azienda con la possibilità immediata di conservare le informazioni per la revisione e la successiva decisione da parte il vostro ufficio legale. Questo riduce la probabilità di distruzione accidentale. l'archiviazione di dati provvisori offre l'opportunità di comprendere la tecnologia, perfezionare la distribuzione, prima di definire la politica permanente. IT può cominciare a stimare la quantità di capacità di storage necessaria per mantenere la posta elettronica, che può essere utile per la pianificazione. I dati archiviati nel frattempo può essere rivisto, e smaltiti a seconda dei casi.
9. Indirizzo vostre esigenze aziendali
Nel determinare i requisiti di business, i seguenti dovrebbero essere considerati:
- Quante volte l'accesso ai dati è probabile che sia necessario
- Se i dati sia sostituito da / o inserito nelle versioni successive
- La misura in cui i dati vengono distribuiti al di fuori del business
- La possibilità di azioni legali connesse o altra azione contraddittorio
- Lo scopo dei dati, sia nella sua creazione e nella sua distribuzione
- La destinazione d'uso e la distribuzione dei dati
10. Documento e circolare: creare una scritta politica di conservazione dei dati
La nuova sede periodi di conservazione dei dati devono essere registrati, sia per la distribuzione agli utenti e come parte del record difendibilità legale. Il calendario non ha bisogno di essere elaborato, ma esso dovrebbe includere specifiche su varie categorie e dei relativi periodi di conservazione.
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