1。ビジネス要件を考慮して
各事業がどのようなデータの種類が特定の期間のために保持する必要が識別するために必要があります。たとえば、電子メールの場合で、これらの区別は別の部署、または別のプロジェクト、または管理のさまざまなレベルのために別の保持期間を含めることができます。リテンションはまた、ストレージ容量の問題です。組織は、個々のメールボックスは、通信のみ、短期記憶は、公式記録保持のための主要な手段ではないとして使用されることを確認する必要があります。
2。あなたの法律および規制上の義務を認識
あなたの能力、ビジネスだけでなく、法律や規制上の義務のデータおよび電子メールのニーズを満たす方法を示します確立明確記録と防御保持ポリシー。これらのポリシーは、情報の様々な種類の適切な保存期間を示すスケジュールを含める必要があります。十分な長さの法的他の規制上の義務を満たすために結果として厳しい処罰を受ける可能性がありますデータを保持しない企業。
3。あなただけに必要なデータの保持を維持する
他の一方で、保持情報が長すぎる様々なリスクを作成、つまりのdefensibly破壊されている可能性が情報を生成せざるを得ないされて。十分に練られた保持ポリシーは、両方の最小値と最大保持時間をアドレッシング情報プールを何も潜在的に関連する時宜を得て制限されます。
4。収集者
最高の情報に基づいた意思データポリシーをアーカイブ設定を行うには、知識や組織のビジネスの権限を持って人材を集める必要があります、両方の部門を必要とする全体として。組織のデータ利用の全体像を開発と要件場合は、その保有期間のニーズをビジネスに反映確保最も効率的なポリシーを設定することができます。
5。収集情報
既存のポリシーを記録と情報管理やデータは、そのの場所開始することですアーカイブされて識別するポリシーを持っている場合。アーカイブになるとすべてのデータは、保存期間をそれに割り当てられている保持スケジュールに含める必要があります必要があります。すぐにデータをアーカイブ開始する場合は、最初の保存期間は可能性があります"無期限"ポリシーとスケジュールが決定している間。
6。設定保持は期間
あなたは今、規制およびその他の合法的に最小期間を確立し始め、実際の特定の保存期間を決定する必要があります。識別すべてのカテゴリをカバー、データを規制の対象と分類すると、各カテゴリーに必要な最低限の保持期間を指定します。一貫性のため、すべての規制については、同じ最小保持期間を使用するかどうかを別の保持期間を定義するために考えてみましょう。
7。アクセシビリティ
情報は、検索アクセスでなければならず、必要なときに取得可能。 InTechnologyのオンラインデータのアーカイブサービスのデータは、時間とバックアップテープの修復費用をかけずに取得することがすることができます。システム全体のアーカイブは、データの重複データを自動検索と検索分類を可能にします。
8。適切なツールを使用して
永久保存のスケジュールが開発されているが、不定データポリシーをアーカイブの展開をすばやくあなたの法務部、後で評価と意思決定のための情報を保持するとあなたの会社を提供します。これは、不慮の破壊の可能性を低減します。中間データはアーカイブのIT、永続的なポリシーを定義する前に、機会を、展開を微調整技術を理解することができます。 ITは、ストレージ容量の量を計画に役立つことができる電子メールを保持するために必要推定を開始することができます。データは中間にして検討することができます、アーカイブとして、適切な処分。
9。アドレスは、お客様のビジネスニーズに
時のビジネス要件は、次のを考慮するかを決定する：
- どのくらいの頻度データへのアクセスに必要な可能性が高い
- データかどうかのいずれか/またはそれ以降のバージョンに含まれて代わられ
- ある程度、データは、ビジネス以外の配布されて
- 関連訴訟やその他の敵対的な行動の可能性
- データの目的は、両方の作成とその分布
- 使用目的とデータの分布
10。ドキュメントと循環：書き込まれたデータ保持ポリシーを作成する
新しく設立されたデータ保持期間が記録されるため、ユーザーに配布するの両方の法的防御可能レコードの一部として必要があります。スケジュールは手の込んだことする必要はありませんが、それは様々な種類について具体的と関連付けられている保有期間含める必要があります。
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