Volgens de National Law Journal (2006), ongeveer 90% van de zakelijke documenten worden opgeslagen in elektronische vorm, terwijl tussen 60 en 70% van de bedrijfsgegevens te verblijven in e-mails of bijlagen.
Recente overheidsvoorschriften, met de wijzigingen van Federal Rules of Civil Procedure (FRCP), effectieve 1 december 2006, het mandaat een volledig nieuw niveau van corporate elektronisch opgeslagen informatie (ESI) behandeling en geschillen bereid. Een gewijzigde artikel 33 (d) verklaart dat het bedrijf moet in staat zijn "om zich veroorloven om de partij ten behoeve van de vragende redelijke gelegenheid om te onderzoeken, de audit of dergelijke archieven te inspecteren en om kopieën te maken, compilaties, abstracts of samenvattingen." Regel 34 (b) (i) bepaalt dat "een partij die produceert documenten ter inspectie te produceren als ze worden bewaard in de gebruikelijke gang van zaken of wordt het etiket te organiseren en hen te corresponderen met de categorieën in het verzoek".
De nieuwe verordening dwingt bedrijven daadwerkelijk het ontwikkelen van een strategie voor eDiscovery reactie op de zeer vroeg stadium, waardoor vroege acceptatie van nieuwe technologieën voor het beheer en registratie tools een must. Terzelfder tijd, om enquête gelang van Oce Business Services (2007) slechts 10% van de ondernemingen zijn goed voorbereid op een verzoek van eDiscovery gezicht. 55% van de bedrijven beschouwen zichzelf niet voldoende te zijn voorbereid. Een ten slotte, heeft 35% van de respondenten het niet eens begrijpen de veranderingen die door FRCP amendementen zeer goed.
Deze paper gaat in op de manieren om uw bedrijfsinformatie-systeem compliant eDiscovery de meest effectieve manier.
Waarom eDiscovery naleving is belangrijk? De belangrijkste bedreigingen voor een non-conforme onderneming afkomstig zijn van proceskosten, bedrijf downtime, en reputatieschade.
Proceskosten en kosten voor juridische kosten in verband met onjuiste ESI management het gevolg zijn van plundering van bewijsmateriaal, negatieve conclusie, kort geding, en sancties (zie Qualcomm tegen Broadcom). In genderdiscriminatie rechtszaak (v. Zubulake UBS Warburg) heeft de rechtbank verweerder in alle elektronische bewijzen op eigen kosten - een enorme hoeveelheid gegevens die zijn opgeslagen op optische schijven, actieve servers en back-up tapes. Sommige tapes bleken te zijn niet-functionele of gemanipuleerd - de verweerder werd geconfronteerd met de monetaire kosten voor haar verzuim om de ontbrekende tapes te bewaren en e-mails. Het is van belang erop te wijzen dat, terwijl de gerechtelijke procedures niet alle documenten ter ondersteuning van de eiser blijkt, de verwerende partij verloor de zaak wegens de onjuiste opslag en het beheer van stukken van de onderneming.
Kosten van de onderneming downtime als gevolg van on-site of off-site discovery proces worden het best geïllustreerd met de volgende real-life voorbeeld. De United States Secret Service uitgevoerd een huiszoekingsbevel SJ Games Inc computers op kantoor op zoek naar bewijzen van gegevens piraterij (SJ Games, Inc v. United States Secret Service). Door de enorme hoeveelheid gegevens, officieren besloten om bedrijfs-hardware te verwijderen met een speciale site voor een off-site search. De hardware was pas vier maanden later teruggevonden. Het bedrijf moest ontslaan helft van haar werknemers en was klaar om haar deuren te sluiten. Sommige van de spellen SJ kosten werden teruggevonden in de rechter slechts drie jaar later.
Brand schade en verliezen in verband met slechte PR, verlies van klanten het vertrouwen leidt tot verlies van klanten, voorraden stort, enz. kunnen oplopen na het grote publiek ontdekt dat het zoeken bevel werd uitgevaardigd tegen een onderneming. Het is in het belang van het bedrijf om de onaangename procedures af te ronden en de naam van schone zo spoedig mogelijk.
Goede organisatie van gegevens, het gemak van het opvragen, bescherming tegen plundering en tempereren zijn de belangrijkste elementen van eDiscovery paraatheid. Ik zal rekening houden met twee mogelijke situaties: wanneer de data storage infrastructuur reeds aanwezig is op zijn plaats en wanneer het systeem wordt in de planningsfase.
Bestaande regeling
Als uw gegevens storage-infrastructuur werkt, moet je heel voorzichtig zijn in het maken ervan eDiscovery compliant zonder onderbrekingen voor haar activiteiten. Een compliance-georiënteerd systeem mag niet interfereren met de normale dagelijkse functies van de bestaande software en hardware-infrastructuur.
Het zou leuk zijn naar middelen om de invoering van veranderingen in een stabiele werking te vermijden en de logica van uw systeem te vinden. Dergelijke veranderingen in het algemeen leiden tot invoering van potentiële instabiliteit in haar werk, en kan voor enorme kosten leiden voor het testen en bug-fixing. Er is een manier om deze ongemakken te vermijden - toegang geven tot uw documenten opgeslagen in je systeem alsof het bestanden en mappen op een virtuele schijf. U kunt bezwaar dat in-house ontwikkeling van dergelijke virtuele schijf mogelijkheden serieuze investeringen (duizend manuren van een hooggeschoolde arbeid) vereist. De terugbellen File System lost dit probleem voor je.
Terugbellen File System is een software component voor ontwikkelaars mogelijk maakt real-time virtuele representatie van de gegevens als bestanden en mappen van een gewone file-systeem. De bestanden kunnen worden benaderd via een software die momenteel worden gebruikt, zonder noodzaak om adapters, parsers, of converters te schrijven. Terugbellen File System is gebaseerd op een kernel-mode driver, en dus noodzakelijk de uitvoering van slechts een beperkt aantal callback-functies, zonder noodzaak voor laag niveau bestandssysteem programmering. Gebruik van Callback File System biedt uw ontwikkelaar aan om alle nieuwe FRCP bepalingen in de kortst mogelijke tijd. De belangrijkste argumenten voor het gebruik van Callback File System om eDiscovery naleving van een informatica-infrastructuur te vergroten zijn de volgende:
1. Presentatie van de gegevens als bestanden en mappen verbetert de paraatheid voor een eDiscovery evenement. Goede organisatie van documenten en de beschikbaarheid daarvan maakt een onderzoek mogelijk is, en vermindert de tijd die wetshandhavers nodig om de nodige documenten te vinden, ongeacht het formaat of de locatie. U kunt uw documenten door het simuleren van virtuele mappen binnen de maand-dag-jaar, thematisch, of een andere hiërarchie.
2. Ter vergemakkelijking van eDiscovery procedure, de gegevens, bestaande uit e-mails en instant messages moeten gemakkelijk toegankelijk worden gemaakt voor onderzoekers. Functionaliteit van Callback File System vergunningen presentatie van deze ongestructureerde content als gewone bestanden, waardoor zoekopdracht door hen net zo makkelijk als een gewone Windows zoeken. De verspreide aard van Callback Bestanden Systems maakt het mogelijk om een enkele run zoekopdrachten van de gegevens verspreid over verschillende platforms en bergingen.
3. Terugbellen File System maakt de presentatie van gegevens in welke vorm, hetzij lokaal of op afstand is opgeslagen: in de database records, op mobiele apparaten, in Internet opslag, verspreid over verschillende data opslag, of elders.
4. Gebruik van Callback File System maakt toewijzing van de gegevens toegangsrechten regeling, die het mogelijk maakt waarin beperking van het lezen en schrijven, of om gegevens te beschermen tegen geknoei, door het geven van alleen-lezen toegang.
Om samen te vatten: met de hulp van Callback File System je ontwikkelaars in staat zal zijn om een bestaande informatie-systeem snel aan te passen aan de recente FRCP eisen en het systeem zonder significante downtime.
System in schaven
Onnodig te zeggen dat alle nieuw ontwikkelde enterprise infrastructuren omgaan met elektronisch opgeslagen informatie moet zodanig zijn ontworpen conform eDiscovery vanaf het begin. Een van de goede manieren om diep te integreren FRCP eisen in een systeem is gepland th gebruik van vaste File System (SolFS). Deze software maakt het mogelijk om componenten ontstaan van enorme versleutelde gedistribueerde data opslag met ondersteuning van metadata, tags, timestamping, toegang regels, sterke encryptie, etc. Het voordeel van SolFS-gebaseerde opslag kan in het kort worden samengevat als volgt:
1. Uitstekende organisatie van documenten is zeker een voordeel van een SolFS-opslag. Ongeacht een plaats waar deze documenten worden opgeslagen, kan het bedrijf er zeker van zijn dat ze niet gevoelig zijn voor verlies, tempereren / plundering, onbedoelde of opzettelijke vernietiging.
2. Built-in cryptografische bescherming van SolFS sluit ongeautoriseerde toegang tot gegevens. De meest efficiënte moder cryptografische algoritmen kunnen worden gebruikt om niet alleen coderen / decoderen van gegevens, maar ook om ze timestamp en laat de integriteit van de controles.
3. Self-integriteit van de controles is een uiterst nuttig functionaliteit van SolFS-gebaseerde opslag. Zelfs als een media waar de opslag is gelegen wordt fysiek beschadigd en onleesbaar is door nalatigheid of bewijzen bederf inspanning, zal het niet leiden tot verlies van het gehele opslag. Het beschadigde deel kan gereconstrueerd worden uit de vorige versie van de opslag. Dit sluit daadwerkelijk situaties vergelijkbaar zijn met die resulteerde in een verlies van verweerster in Zabulake v. UBS Warburg geval.
4. Om de toegang tot uw opslagruimte als gewone bestanden en mappen vanuit elke toepassing, kan u gebruik maken van SolFS Driver Edition. Het maakt het mogelijk de ontwikkeling van monitoring tools kijken naar de veranderingen aangebracht in de bestanden binnen een SolFS opslag en de uitvoer daarvan in een handig formaat voor e-discovery onderzoek.
5. Het bieden van een integraal geheel opslag naar de onderzoekers voor on-site of off-site zoeken is sneller en goedkoper dan omgaan met myriaden van afzonderlijke bestanden, mappen, database records, e-mails, instant messages en andere verspreide het hele systeem.
eDiscovery de naleving van een onderneming aanzienlijk kan worden verbeterd door de implementatie van efficiënte document opslaan, opvragen, indexering, en de inhoud zoekstrategieën. De efficiënte manier om een bestaand systeem vast te stellen is het gebruik van Callback File System, ontwikkeld door EldoS Corporation. Op het podium van het ontwerp van het systeem planning, is het vanzelfsprekend dat het gebruik van Solid File System Driver Edition overwegen door EldoS Corporation als een native data storage platform.