1. Denk aan de zakelijke rechtvaardiging
Elke zakelijke behoeften vast te stellen welke typen gegevens bewaard moeten worden voor specifieke perioden. In het geval van e-mail, bijvoorbeeld, kunnen deze verschillen ook verschillende bewaartermijnen voor de verschillende afdelingen, of voor verschillende projecten, of voor verschillende niveaus van beheer. Retentie is ook een kwestie van opslagruimte. Organisaties moeten ervoor zorgen dat individuele mailboxen alleen worden gebruikt voor communicatie en opslag op korte termijn, niet als het primaire middel voor de officiële record retentie.
2. Herken uw wettelijke en reglementaire verplichtingen
Duidelijke, geregistreerd en verdedigbaar beleid voor het bewaren dat uw vermogen om te voldoen aan behoeften van het bedrijfsleven, alsmede wettelijke en reglementaire verplichtingen voor data-en e-mail te tonen. Dit beleid moet schema's dat er passende bewaartermijnen voor de verschillende categorieën van informatie te tonen zijn. Bedrijven die niet te bewaren gegevens lang genoeg om hun juridische andere wettelijke verplichtingen voldoen, kunnen zware sancties worden geconfronteerd als gevolg.
3. Alleen vasthouden van de gegevens die je nodig hebt om
Aan de andere kant, bewaren van gegevens te lang creëert een ander risico, dat van hem te verplichten informatie die defensibly zou zijn vernietigd produceren. Een goed geplande beleid voor het bewaren, het aanpakken van zowel de minimum en maximum retentietijden, beperkt de informatie pool tot wat zowel actueel en potentieel relevant.
4. Verzamel het personeel
Om de best geïnformeerde beslissingen te nemen bij de vaststelling van de data-archivering beleid, je moet het verzamelen van het personeel die kennis hebben en het gezag van de activiteiten van de benodigdheden van de organisatie zowel afdelings-, en als een geheel. Het ontwikkelen van een volledig beeld van de gegevens van de organisatie gebruiken en eisen stelt u in staat om de meest efficiënte vastgestelde beleid, ervoor te zorgen dat de bewaartermijnen het bedrijf 'weerspiegelen.
5. Verzamel de informatie
Als u een bestaande beleid ten aanzien van het beheer van documenten en informatie of een beleid dat identificeert de gegevens worden gearchiveerd, dan is dat de plek om te beginnen. Alle gegevens die zal worden gearchiveerd moet een bewaartermijn toegewezen te hebben en moet worden opgenomen in een bewaartermijn schema. Als u van plan om te beginnen met de archivering van gegevens onmiddellijk kunnen de initiële aanhoudperiode "onbepaald", terwijl het beleid en het schema wordt besloten.
6. Stel de bewaartermijnen
U moet nu het werkelijke specifieke bewaartermijnen, te beginnen met de regelgeving en andere wettelijk vastgestelde minimale perioden te bepalen. Identificeer alle categorieën vallen; categoriseren van de gegevens onderworpen aan voorschriften en identificeert de vereiste minimale bewaartermijn voor elke categorie. Denk aan dezelfde minimale bewaartermijn te gebruiken voor alle gereglementeerde informatie voor de samenhang, de vraag of aparte bewaartermijnen vast te stellen.
7. Toegankelijkheid
De informatie moet toegankelijk, doorzoekbaar en vindbaar wanneer nodig. Met InTechnology's Online Data Archiving-dienst de gegevens kunnen worden teruggevonden zonder de tijd en kosten van back-up tape restauratie. Systeem-brede archivering vergunningen classificatie van de gegevens, geautomatiseerde zoek-en retrieval, en data deduplicatie.
8. Gebruik de juiste hulpmiddelen
De implementatie van data-archivering onbepaalde beleid, terwijl permanente bewaarschema's worden ontwikkeld, biedt uw bedrijf de directe mogelijkheid om informatie voor later onderzoek en besluitvorming behouden door uw juridische afdeling. Dit vermindert de kans op onbedoelde vernietiging. Interim-archivering van gegevens geeft het een kans om de technologie te begrijpen, fine-tunen van de inzet, vóór de vaststelling van de definitieve beleid. IT kan beginnen om de hoeveelheid opslagcapaciteit die nodig zijn om e-mail, wat handig kan zijn voor de planning te behouden schatten. De data worden gearchiveerd gedurende de interim-kunnen dan opnieuw worden bezien en zo nodig verwijderd.
9. Adres uw zakelijke behoeften
Bij het bepalen van de business requirements moet het volgende worden overwogen:
- Hoe vaak de toegang tot de gegevens is waarschijnlijk nodig
- Of gegevens is hetzij vervangen door / of opgenomen in latere versies
- De mate waarin gegevens wordt verspreid buiten de onderneming
- De mogelijkheden voor de daarmee samenhangende juridische actie of andere acties van hoor en wederhoor
- Het doel van de data, zowel in de schepping en in de distributie
- De beoogde gebruik en de distributie van de gegevens
10. Document en verspreiden: een geschreven beleid voor het bewaren van gegevens
De onlangs opgerichte bewaartermijnen moeten worden geregistreerd, zowel voor de distributie aan de gebruikers en als onderdeel van de juridische weerbaarheid record. Het schema behoeft niet te worden uitgewerkt, maar het moet ook bijzonderheden over de verschillende categorieën en bijbehorende bewaartermijnen.
Voor meer informatie over Data Archiving bezoek www.intechnology.co.uk