Ifølge National Law Journal (2006), om lag 90% av dokumentene er lagret i elektronisk form, mens mellom 60 og 70% av bedriftens data bosatt i e-post eller i vedlegg.
Aktuelle statlige reguleringer, endringene i Federal Rules of Civil Procedure (FRCP), med virkning fra 1 desember 2006, mandat et helt nytt nivå av bedriftens elektronisk lagret informasjon (ESI) behandling og rettssaker beredskap. En endret regel 33 (d) at virksomheten skal kunne "ha råd til festen betjener interrogatory rimelig mulighet til å undersøke, revisjon eller inspisere slike poster og til å ta kopier, kompilasjoner, sammendrag eller oppsummeringer." Rule 34 (b) (i) fastsetter at «et parti som produserer dokumenter for tilsyn skal produsere dem som de er holdt i den vanlige løpet av forretninger eller skal organisere og merke dem til å korrespondere med kategoriene i forespørselen".
Den nye forskriften styrker effektivt bedrifter til å utvikle en strategi eDiscovery respons på veldig tidlig stadium, noe som gjør tidlig aksept av ny rekord teknologier og verktøy et must. På samme tid, ifølge undersøkelse av Océ Business Services (2007) bare 10% av foretakene er godt forberedt til å møte en eDiscovery forespørsel. 55% av bedriftene anser seg selv for ikke å være forberedt nok. En endelig, gjorde 35% av de spurte ikke engang forstå endringene hentet av FRCP endringer svært godt.
Dette notatet diskuterer måter å gjøre din bedrift informasjonssystem eDiscovery kompatibelt den mest effektive måten.
Hvorfor eDiscovery etterlevelse er viktig? De viktigste truslene mot en ikke-kompatibel bedrift kommer fra saksomkostninger, firma nedetid, og varemerket skade.
Saksomkostninger og advokathonorarer knyttet til uriktig ESI ledelsen resultat fra spoliation av bevis, uønskede inferens, sammendrag dom, og sanksjoner (se Qualcomm v. Broadcom). I kjønnsdiskriminering rettsaken (Zubulake v. UBS Warburg), beordret retten tiltalte til å produsere alle elektroniske bevis for egen regning - en stor mengde data som er lagret på optiske disker, aktive servere, og sikkerhetskopier. Noen bånd ut til å være ikke-fungerende eller tuklet med - saksøkte møtte monetære kostnader for sin manglende evne til å bevare det savner tapes og e-post. Det er viktig å påpeke at mens rettslige prosedyrer ikke avsløre alle dokumenter som underbygger saksøker, saksøkte tapte saken på grunn av feil oppbevaring og forvaltning av selskapets dokumenter.
Kostnader for selskapet nedetid grunnet på stedet eller eksternt oppdagelsesprosessen er best illustreres med følgende virkelige liv eksempel. USA Secret Service utført en ransaking hos SJ Games Inc. kontor datamaskiner på jakt etter spor av data piratkopiering (SJ Games, Inc. v. United States Secret Service). På grunn av store mengder data, bestemte offiserer å fjerne selskapet hardware til en dedikert nettsted for en off-site søk. Maskinvaren ble ikke funnet før fire måneder senere. Selskapet måtte permittering halvparten av sine ansatte og var klar til å lukke dørene. Noen av SJ Games utgiftene kom til rette i retten bare tre år senere.
Brand skader og tap knyttet til dårlig PR, tap av kunders tillit som fører til tap av kunder, kan bestandene stuper, etc. monteres opp etter at allmennheten får vite at ransaking ble utstedt mot en virksomhet. Det er i selskapets interesse å fullføre ubehagelige prosedyrer og rengjøre sitt navn så snart som mulig.
Gode data organisering, enkel henting, beskyttelse mot spoliation og tempering er de viktigste elementene i eDiscovery beredskap. Jeg vil vurdere to mulige situasjoner: når datalagring infrastrukturen er allerede på plass og når systemet er på planleggingsstadiet.
Eksisterende system
Hvis datalagring infrastrukturen fungerer, bør du ta stor omsorg i å gjøre det eDiscovery medgjørlig uten forstyrrelser i driften. En overholdelse-orienterte system skal ikke forstyrre normale daglige oppgaver under eksisterende programvare og maskinvare infrastruktur.
Det ville være fint å finne midler for å unngå innføring av endres til en stabil og fungerende logikk i systemet. Slike endringer vanligvis fører til innføring av potensielle ustabilitet i sitt arbeid, og kan føre til store utgifter for testing og bug-innfesting. Det er en måte å unngå disse ulempene - gir tilgang til dokumenter lagret i systemet som om de var filer og mapper på en virtuell disk. Du kan innvende at in-house utvikling av slike virtuelle disken evner krever seriøse investeringer (tusen mann timer med en meget dyktig arbeidskraft). Tilbakeringing File System vil løse dette problemet for deg.
Tilbakeringing File System er en programvare komponent for utviklere slik at virtuell sanntid representasjon av data som filer og mapper på en vanlig filsystem. Filene kan nås gjennom en dag brukt programvare uten nødvendighet å skrive adaptere, parsere, eller omformere. Tilbakeringing File System er basert på en kernel-måte sjåfør, og derfor nødvendiggjør implementering av bare begrenset antall tilbakeringing funksjoner, uten behov for lavt nivå filsystemet programmering. Bruk av Callback File System gjør at utvikleren å implementere alle nye FRCP bestemmelser på kortest mulig tid. De viktigste argumentene for bruk av Tilbakeringingsnr File System for å øke eDiscovery overholdelse av en datamaskin infrastruktur er følgende:
En. Presentasjon av noen data som filer og mapper bedre beredskap for en eDiscovery hendelse. Gode dokumentere organisasjon og deres tilgjengelighet gjør en undersøkelse mulig, og reduserer tiden rettshåndhevelse offiserer må finne nødvendige dokumenter, uavhengig av format eller plassering. Du kan ordne dine dokumenter ved å simulere virtuelle mapper i måned-dag-år, tematisk eller andre hierarki.
2. For å lette eDiscovery prosedyren, de data som e-post og direktemeldinger må gjøres lett tilgjengelig for etterforskerne. Funksjonaliteten til Callback File System tillater presentasjon av dette ustrukturert innhold som vanlige filer, dermed søke gjennom dem så lett som en vanlig Windows-søk. Den distribuerte natur Callback filer Systems muliggjør single-run søk av data spredt over flere plattformer og lagringen.
Tre. Callback File System lar presentasjon av data i alle formater lagres enten lokalt eller eksternt: i databasen poster, på mobile enheter, i Internet lagring, spredt over flere data lagringen, eller andre steder.
4. Bruk av Callback File System tillater tildeling av dataene tilgangsrettigheter ordningen, som gjør det mulig å sette begrensninger på lese-og skriveoperasjoner, eller, for å beskytte data fra tukling, ved å gi kun lesetilgang.
For å oppsummere: ved hjelp av Tilbakering File System dine utviklere vil kunne tilpasse et eksisterende informasjonssystem til siste FRCP krav raskt og uten vesentlig nedetid.
System i planing
Unødvendig å si, alle nyutviklede bedriften infrastrukturer håndtere elektronisk lagret informasjon skal være konstruert eDiscovery kompatibel fra begynnelsen. En av de gode måter å integrere dypt FRCP kravene til et system som planlagt er th bruken av Solid File System (SolFS). Denne programvaren komponenten gjør det mulig etablering av store krypterte data distribuert storages med støtte av metadata, koder, Timestamping, tilgang regler, sterk kryptering, etc. Fordelen med SolFS-baserte storages kan kort skisseres som følgende:
En. Utmerket dokumentet organisasjon er absolutt en fordel med en SolFS-lagring. Uavhengig av et sted hvor disse dokumenter er lagret, kan foretaket være sikker på at de ikke er utsatt for tap, tempering / spoliation, uaktsomme eller forsettlig ødeleggelse.
2. Innebygd kryptografisk beskyttelse av SolFS utelukker uautorisert datatilgang. Den mest effektive Moder kryptografiske algoritmer kan brukes til ikke bare kryptere / dekryptere data, men også å timestamp dem og la integritet regningene.
Tre. Self-integritet regningene er en annen svært nyttig funksjonalitet SolFS-baserte storages. Selv om et medium hvor lagringen er plassert blir fysisk skadet og uleselig uaktsomt eller bevis kvalitetsforringende innsats, vil det ikke føre til tap av hele lagringen. Den skadede delen kan bli rekonstruert fra den forrige versjonen av lagring. Dette ekskluderer effektivt situasjoner lik den som førte til tiltaltes tap i Zabulake v. UBS Warburg saken.
4. For å gjøre tilgangen til lagringsplass som vanlige filer og mapper fra alle programmer, kan du bruke SolFS Driver Edition. Det gjør det mulig utvikling av avlytting verktøy å se endringer i filer i en SolFS lagring og eksport av dem i noen praktisk format for eDiscovery undersøkelse.
5. Å tilby et helt integrert oppbevaring til etterforskerne for på stedet eller eksternt søk er raskere og billigere enn å handle med myriader av separate filer, mapper, databaseposter, e-post, direktemeldinger og andre spredt hele systemet.
eDiscovery overholdelse av et foretak kan være betydelig forbedret gjennom implementering av effektiv dokument lagring, gjenfinning, indeksering og innhold søkestrategier. Den effektive måten å ta i bruk et eksisterende system er bruk av Callback File System utviklet av EldoS Corporation. På scenen av system design planlegging, er det naturlig å vurdere bruken av Solid File System Driver Edition av EldoS Corporation som en innfødt datalagring plattform.