En. Vurder virksomheten kravet
Hver virksomhet må identifisere hvilke typer data må oppbevares for bestemte tidsperioder. Når det gjelder e-post, for eksempel, kan disse utmerkelser omfatte ulike oppbevaring perioder for ulike avdelinger, eller for ulike prosjekter, eller for ulike nivåer av ledelsen. Bevaring er også et spørsmål om lagringsplass. Organisasjoner må sikre at enkelte postkasser brukes bare til kommunikasjon og kortsiktig oppbevaring, ikke som det primære middel for offisielle posten oppbevaring.
2. Kjenne dine juridiske og regulatoriske forpliktelser
Etablere klare, registrert og forsvares retningslinjer for oppbevaring som demonstrerer evnen til å nå virksomhetens behov, samt juridiske og regulatoriske forpliktelser for data og e-post. Disse retningslinjene må inkludere planer som viser aktuelle retention perioder for de ulike kategoriene av informasjon. Virksomheter som ikke bevarer data lenge nok til å møte sine juridiske andre regulatoriske forpliktelser kan stå overfor strenge straffer som resultat.
Tre. Bare holde på dataene du trenger for å
På den annen side, ta vare på for lenge skaper en annen fare, at for å bli tvunget til å produsere informasjon som kan defensibly ha blitt ødelagt. En godt planlagt retningslinje, adressering både minimum og maksimum oppholdstid, begrenser informasjonen bassenget til det er både betimelig og potensielt relevant.
4. Samle personell
For å gjøre det best informerte beslutninger når du angir dataene arkivering politikken, bør du samle personell som har kunnskap og myndighet i organisasjonens forretningsmessige behov både avdelinger, og som helhet. Utvikling av et fullstendig bilde av organisasjonens databruk og krav kan du stille de mest effektive politikk og sørger for at retention periodene reflekterer virksomhetens behov.
5. Samle informasjonen
Hvis du har en eksisterende policy vedrørende poster og informasjonsbehandling eller en politikk som identifiserer data blir arkivert, så det er stedet å starte. Alle dataene som kommer til å bli arkivert må ha en oppbevaringsperiode tilordnet til det, og må inkluderes i en oppbevaring tidsplan. Hvis du planlegger å begynne arkivering data umiddelbart, kan den første oppbevaringsperioden være "uendelig", mens politikken og tidsplanen er avgjort.
Seks. Angi retensjon periodene
Nå må du bestemme den faktiske spesifikke oppbevaring perioder, som begynner med regelverket og andre lovlig etablert minimum perioder. Identifiser alle kategorier dekket, kategorisere data i henhold til regelverk og identifisere nødvendige minimum oppbevaringsperioden for hver kategori. Vurder å bruke samme minimum oppbevaringsperioden for alle regulerte informasjon for konsistens eller om å definere egne oppbevaring perioder.
7. Tilgjengelighet
Informasjonen skal være tilgjengelig, søkbar, og gjenfinnes når det trengs. Med InTechnology's Online Data Arkivering service data kan hentes uten tid og bekostning av backup tape restaurering. Systemomfattende arkivering tillater klassifisering av data, automatiserte søk og gjenfinning, og data deduplication.
Åtte. Bruk riktig verktøy
Distribuere ubestemt data arkivering politikken mens permanent oppbevaring timeplaner er under utvikling, gir din bedrift med den umiddelbare evne til å bevare informasjon for senere vurdering og avgjørelse av juridisk avdeling. Dette reduserer sjansen for utilsiktede ødeleggelse. Interim data arkivering gir den en mulighet til å forstå teknologien, finjustere distribusjon, før du definerer den faste politikken. IT kan begynne å estimere mengden av lagringskapasiteten som kreves for å beholde e-post, noe som kan være nyttig for planlegging. Dataene arkiveres under den midlertidige kan deretter gjennomgås, og avhendes som hensiktsmessig.
9. Adresse forretningsbehovene dine
Ved fastsettelsen av forretningsbehov, bør følgende vurderes:
- Hvor ofte tilgang til dataene er trolig bli nødvendig
- Enten data er enten erstattet av / eller inkludert i senere versjoner
- I hvilken grad data er distribuert utenfor virksomheten
- Potensialet for relaterte søksmål eller andre adversarial handling
- Formålet med data, både i skaperverket sitt, og i distribusjonen sin
- Den tiltenkte bruk og distribusjon av data
10. Document og sirkulere: lage et skrevet data retningslinje
Den nylig etablerte data oppbevaring perioder må være registrert, både for distribusjon til brukere og som en del av den juridiske defensibility posten. Tidsplanen trenger ikke være veldig detaljert, men den bør inneholde detaljert informasjon om de ulike kategoriene og tilhørende oppbevaring perioder.
For mer informasjon om Data Arkivering besøk www.intechnology.co.uk