Enligt National Law Journal (2006), ca 90% av affärsdokument lagras i elektronisk form, medan mellan 60 och 70% av företagets data är bosatta i e-postmeddelanden eller bifogade filer.
Den senaste tidens offentliga regleringar ändringsförslagen till federala civilprocessrättsliga regler (FRCP), effektiv December 1, 2006, mandat en helt ny nivå av företagens elektroniskt lagrad information (ESI) behandling och tvister beredskap. En ändrad artikel 33 (d) anges att verksamheten ska kunna "råd att partiet tjäna utfrågning rimlig möjlighet att undersöka, granska eller kontrollera sådana register och att göra kopior, sammanställningar, referat eller sammanfattningar." Regel 34 (b) (i) anges att "en part som producerar dokument för kontrollen skall ge dem som har dem i sin normala verksamhet eller skall organisera och märka dem för att motsvara de kategorier som i begäran".
Den nya förordningen tvingar effektivt företagen att utveckla en eDiscovery åtgärdsstrategi för mycket tidigt skede, göra tidiga acceptera ny teknik rekord förvaltning och ett måste. Samtidigt, enligt undersökning av Océ Business Services (2007) endast 10% av företagen är väl förberedda att möta en eDiscovery begäran. 55% av företagen anser sig inte vara beredda nog. En slutligen gjorde 35% av de tillfrågade inte ens förstå de förändringar som FRCP ändringar mycket bra.
Denna uppsats diskuterar olika sätt att göra ditt företag informationssystem eDiscovery uppfyller det mest effektiva sättet.
Varför eDiscovery överensstämmelsen är viktigt? De främsta hoten mot en som inte uppfyller kraven företag kommer från rättegångskostnader, företag driftstopp och skadade varumärken.
Rättegångskostnader och advokatarvoden i samband med felaktig ESI förvaltningen har spoliation av bevis, negativa inferens, sammanfattande omdöme och påföljder (se Qualcomm mot Broadcom). I könsdiskriminering rättegång (Zubulake v. UBS Warburg), beordrade domstolen svaranden att alla elektroniska bevis på egen bekostnad - en stor mängd data som lagras på optiska skivor, aktiva servrar och backup band. Vissa band verkade vara icke-funktionella eller manipuleras - svaranden stod inför monetära kostnader för sin underlåtenhet att bevara den saknade band och e-post. Det är viktigt att påpeka att även om rättsliga förfaranden inte till att några handlingar som käranden förlorade svaranden fallet på grund av felaktig förvaring och hantering av företagets handlingar.
Kostnad för företag driftstopp på grund av på plats eller utanför anläggningen upptäckt processen bäst illustreras med följande exempel från verkligheten. USA Secret Service utförs en husrannsakan hos SJ Games Inc. kontorsdatorer letar efter tecken på data piratkopiering (SJ Games, Inc. mot USA Secret Service). På grund av stora mängder data, beslutade officerare att ta bort företagets hårdvara till en särskild webbplats för en off-site search. Hårdvaran var inte återvunnits förrän fyra månader senare. Företaget hade att friställa hälften av dess anställda och var beredd att stänga sina dörrar. Några av SJ spelen kostnaderna var tillbaka i rätten bara tre år senare.
Brand skador och förluster i samband med dålig PR, förlust av kundernas förtroende leder till förlust av kunder, kan lager kastar osv montera upp efter allmänheten upptäcker att den husrannsakningsorder har utfärdats mot ett företag. Det ligger i företagets intresse att slutföra obehagliga procedurer och rena sitt namn så fort som möjligt.
Bra data organisation, lätt att återvinna, skydd mot spoliation och anlöpning är de viktigaste delarna i eDiscovery beredskap. Jag kommer att behandla två möjliga situationer: när datalagring infrastrukturen är redan på plats och när systemet är på planeringsstadiet.
Befintliga systemet
Om din datalagring infrastrukturen fungerar, bör du noga med att göra det eDiscovery överensstämmelse, utan några störningar i verksamheten. En överensstämmelse orienterade system bör inte påverkar den normala dagliga funktioner existerande programvara och hårdvara.
Det skulle vara trevligt att hitta sätt att undvika att införa förändringar i en stabil och fungerande logik i ditt system. Sådana förändringar generellt till införandet av potentiella instabilitet i sitt arbete och kan leda till enorma kostnader för testning och bug-fastställande. Det finns ett sätt att undvika dessa olägenheter - ge tillgång till dina dokument lagras i ditt system som om de vore filer och mappar på en virtuell disk. Du kanske invänder att intern utveckling av sådana virtuell disk kapacitet kräver seriös investeringar (tusen mantimmar av en högt kvalificerad arbetskraft). Återuppringningen File System kommer att lösa detta problem för dig.
Återuppringning File System är en programvara komponent för utvecklare tillåter virtuella realtid representation av alla data som filer och mappar som ett vanligt filsystem. Filerna kan nås via en närvarande används programvaran utan behov av att skriva adaptrar, parsrar, eller omvandlare. Återuppringning File System är baserat på en kernel-läge förare och därför kräver genomförandet av endast begränsat antal callback funktioner, utan behov av låga filsystem programmering. Användning av återuppringning File System kan dina utvecklare att genomföra alla nya FRCP bestämmelser på kortast tid. Huvudargumenten för användning av motringning File System för att öka eDiscovery huruvida en dator infrastruktur är följande:
1. Presentation av alla data som filer och mappar bättre beredskap för en eDiscovery händelse. Bra handling organisation och deras tillgänglighet gör en utredning möjlig, och minskar den tid tjänstemän för brottsbekämpning måste hitta nödvändiga handlingar, oavsett format eller plats. Du kan ordna dina dokument genom att simulera virtuella mappar i månad-dag-år, tematiska, eller någon annan hierarki.
2. För att underlätta eDiscovery förfarande uppgifterna omfattar e-post och snabbmeddelanden måste göras lättillgängliga för utredarna. Funktionalitet återuppringning File System tillåter presentation av ostrukturerat innehåll som vanliga filer, vilket gör sökning via dem så enkelt som en vanlig Windows-sökning. Den distribuerade karaktär återuppringning Filer Systems möjliggör enkel köra sökningar av uppgifter spridd över flera plattformar och förråd.
3. Återuppringning File System tillåter presentation av data i alla format lagras antingen lokalt eller på distans: i databasposter, på mobila enheter, i Internet lagring, spridda över flera data lager, eller någon annanstans.
4. Användning av återuppringning File System tillåter överlåtelse av uppgifter åtkomstbehörigheter system, som gör det möjligt att fastställa begränsning av läs-och skrivoperationer, eller, för att skydda data från manipulering genom att ge skrivskyddad åtkomst.
För att sammanfatta: med hjälp av återuppringning File System dina utvecklare kommer att kunna anpassa en existerande informationssystem av den senaste tidens FRCP krav snabbt och utan större systemavbrott.
System i hyvling
Naturligtvis alla nyutvecklade företag infrastruktur hantera elektroniskt lagrad information skall vara konstruerade eDiscovery uppfyller från början. Ett av de bästa sätten att djupt integrera FRCP krav i ett system som planeras är: e användning av fasta File System (SolFS). Denna programvara komponent möjliggör skapandet av enorma distribueras krypterade data förråd med stöd av metadata, taggar, tidsstämpling, tillgång regler, stark kryptering, etc. Fördelen SolFS-baserat lager kan kortfattat beskrivas på följande:
1. Utmärkt dokument organisation är förvisso en förmån av SolFS-lagring. Oavsett en plats där dessa dokument lagras, kan företaget vara säkra på att de inte är benägna att skada, härdning / spoliation, oavsiktlig eller avsiktlig förstörelse.
2. Inbyggd kryptografiska skydd av SolFS utesluter obehörig dataåtkomst. Den mest effektiva moder kryptografiska algoritmer kan användas för att inte bara kryptera / dekryptera data, men också att tidsstämpeln dem och låta integritet kontroller.
3. Egen integritet kontroller är en annan mycket användbar funktion SolFS-baserade förråd. Även om ett media där lagringen ligger blir fysiskt skadad och oläsbar genom oaktsamhet eller bevis förstörs ansträngning, kommer det inte leda till förlust av hel lagring. Den skadade delen kan rekonstrueras från den tidigare versionen av lagring. Detta utesluter i praktiken situationer liknande en som resulterade i svarandens förlust i Zabulake mot UBS Warburg fall.
4. För att göra åtkomst till din lagring som vanliga filer och mappar från alla program, kan du använda SolFS Driver Edition. Det möjliggör utveckling av verktyg för övervakning tittar på ändringarna i filerna i en SolFS lagring och exportera dem på en lämplig form för eDiscovery undersökning.
5. Att ge en helt integrerad lagring till utredarna för på plats eller utanför anläggningen sökningen är snabbare och billigare än att hantera myriader av separata filer, mappar, register databas, e-post, snabbmeddelanden och spridda andra hela systemet.
eDiscovery huruvida ett företag kan förbättras avsevärt genom att genomföra effektiva dokument lagring, hämtning, indexera och innehåll strategier sökning. Den effektiva sättet att anta ett befintligt system är användning av motringning File System som utvecklats av EldoS Corporation. På scenen av system design planering är det naturligt att överväga användningen av fasta File System Driver Edition av EldoS Corporation som en infödd datalagring plattform.