1. Tänk på affärskrav
Varje företag måste identifiera vilka typer av data måste hållas för särskilda tidsperioder. När det gäller e-post, till exempel, kan dessa distinktioner omfatta olika lagringstiderna för olika avdelningar, eller för olika projekt, eller för olika nivåer av förvaltningen. Retention är också en fråga om lagringsutrymme. Organisationer måste se till att enskilda postlådor endast används för kommunikation och kortvarig förvaring, inte som det huvudsakliga medlet för officiell registerhållning.
2. Erkänna din rättsliga skyldigheter
Fastställa klara, inspelade och försvarbar behålla en politik som visar din förmåga att möta företagens behov samt rättsliga skyldigheter för data och e-post. Denna politik måste inbegripa scheman som visar lämpliga lagringstiderna för olika kategorier av information. Företag som inte bevarar data tillräckligt länge för att uppfylla sina rättsliga andra rättsliga skyldigheter kan utsättas för stränga straff som följd.
3. Bara att hålla tag i de uppgifter du behöver för att
Å andra sidan, lagra den information som alltför länge skapar en annan risk, att vara tvungen att producera information som defensibly kunde ha förstörts. Ett välplanerat behålla politik i fråga om både minsta och största retentionstider begränsar den information poolen till vad som är både snabb och potentiellt relevanta.
4. Samla personalen
För att göra det bästa välinformerade beslut när de fastställer dataarkivering policy ska du samla den personal som har kunskap och auktoritet organisationens affärsbehov både institutionsnivå, och som helhet. Utveckla en fullständig bild av organisationens uppgifter användning och ger dig möjlighet att ställa de mest effektiva samt se till att lagringstiderna återspeglar näringslivets behov.
5. Samla in den information
Om du har en befintlig politik när det gäller bokföring och hantering av information eller en policy som identifierar de uppgifter som arkiveras, så är det ställe att börja. Alla data som kommer att arkiveras måste ha en lagringstid tilldelats och måste ingå i ett bevarande schema. Om du planerar att börja lagra data omedelbart kan den initiala djurhållningsperioden vara "tills vidare", medan de politiska och tidsplan beslutas.
6. Ställ lagringstiderna
Du måste nu bestämma den faktiska särskilda lagringstiderna, med början i lagstiftning och andra rättsligt etablerade minimitider. Identifiera alla kategorier omfattas, kategorisera uppgifter omfattas av bestämmelser och identifiera de minsta lagringstid för varje kategori. Överväg att använda samma minimitid för hur länge för all obligatorisk information för konsistens eller om att definiera separata lagringstiderna.
7. Tillgänglighet
Informationen måste vara tillgängliga, sökbara och åtkomliga vid behov. Med InTechnology's Online arkivering tjänst data kan hämtas utan den tid och kostnad av backup band restaurering. Hela systemet arkivering medger klassificering av data, automatisk sökning och hämtning och data deduplication.
8. Använd rätt verktyg
Använda en obestämd arkivering politik medan permanent lagring scheman håller på att utvecklas, ger ditt företag med omedelbar förmåga att bevara informationen för senare granskning och beslut av din juridiska avdelning. Detta minskar risken för oavsiktlig förstörelse. Interim arkivering ger IT en möjlighet att förstå tekniken, finjustera spridning, innan de definierar permanent politiken. Den kan börja uppskatta storleken av lagringskapacitet som krävs för att behålla e-post, vilket kan vara användbart för planering. De uppgifter som arkiveras under den interimistiska kan sedan ses över och bortskaffas på lämpligt sätt.
9. Adress ditt företag behöver
Vid fastställande av verksamhetskrav, bör följande beaktas:
- Hur ofta tillgång till uppgifterna kommer sannolikt att behövas
- Om uppgifterna är antingen ersätts av eller ingår i senare versioner
- I vilken utsträckning data distribueras utanför företaget
- Potentialen för närstående juridiska åtgärder eller annan kontradiktoriskt åtgärd
- Syftet med data, både i sitt skapande och i sin distribution
- Den avsedda användning och spridning av uppgifter
10. Dokument och sprida: skapa en skriftlig policy lagring av uppgifter
Den nyligen inrättade för bevarande behöver registreras, både för distribution till användarna och som en del av den juridiska defensibility post. Schemat behöver inte vara utarbeta, men den bör innehålla detaljerad information om de olika kategorierna och tillhörande lagringstiderna.
För mer information om arkivering besök www.intechnology.co.uk